Cómo hacer un Registro de Calificaciones en Excel paso a paso

no [Música] qué tal amigos como están espero que se encuentren muy bien mi nombre es de ok arenas y sean bienvenidos a un nuevo tutorial aquí en su canal el tio tech este es el segundo vídeo de nuestra serie de vídeos sobre excel para docentes excel para profesores en el que vamos a estar viendo cómo crear un registro de calificaciones súper fácil bastante básico en realidad en excel de acuerdo no necesitas tener ningún conocimiento previo aquí lo vamos a hacer paso a paso y solamente vamos a utilizar herramientas de excel que son bastante sencillas de utilizar nada de otro mundo ok antes de empezar por si aún no lo has visto el primer vídeo de esta serie es un tutorial de cómo crear un registro de asistencia te voy a dejar el link de ese vídeo en la descripción de este y también en una tarjetita ok por si quieres pasar a verlo porque este tutorial junto con este va a complementar el siguiente que es cómo vamos a hacer un dashboard por estudiante que nos muestre sus asistencias y también sus calificaciones así que para el siguiente tutorial va a ser necesario que hayas visto estos previos ok te invito también a que te suscribas al canal y también te unas a nuestro canal de tele que es por ahí donde nosotros solemos publicar y comunicarnos con toda nuestra comunidad muy bien entonces el registro de calificaciones cada profesor cada docente cada país tiene su propio sistema de registro de calificaciones sería bastante improbable que en la plantilla que vaya a crear en este tutorial se adapte al cien por ciento a tus necesidades así que aquí te voy a enseñar el paso a paso para que tú puedas adaptarlo también a las necesidades de tu salón de clases por ejemplo dentro de todos los tipos de registro de calificaciones que he estado viendo en internet y que me han estado compartiendo también docentes he podido dividirlos digamos en dos no un registro general de calificaciones donde podemos ver aquí un esquema no es cierto tenemos los nombres de los estudiantes y también tenemos sus calificaciones pero de todos los cursos dentro de una sola hoja lo que vendría a ser una hoja bastante robusta con muchísima información y que estaría registrando todas las notas de todo cursos para luego sacar un estado dependiendo de cuáles son los requerimientos mínimos para probar no es cierto aquí vendría a estar este alumno tiene tales notas y su estado es aprobado o desaprobado por otra parte existe otro tipo de registro que es el registro por curso también hay otros como el registro por salón por aula y también por bimestre por trimestre etcétera etcétera ok pero estos dos vendrían a ser los que más se suelen utilizar en este caso el registro por curso vendría a ser una sola hoja de cálculo para registrar las calificaciones de un solo curso y de esta manera podemos llevar un registro de cada estudiante cuáles son sus notas en un examen 1 en un examen 2 el examen 3 un promedio de prácticas un promedio de trabajos y también dependiendo de cómo es que el profesor evalúa sus estudiantes podría llevar un puntito por asistencia o también por actitud bueno ya depende mucho del tipo de docente y de la manera en que lleva a su pedagogía y luego por supuesto tendríamos un promedio ok entonces qué es lo que vamos a hacer en este tutorial vamos a hacer un registro por de acuerdo donde vamos a poner exámenes digamos tres exámenes por trimestre un promedio de práctica un promedio por trabajos y por último tendríamos un promedio general por este curso ok entonces vamos a comenzar vamos a abrir excel rápidamente y vamos a iniciar con un libro en blanco como siempre vamos a partir desde cero entonces qué es lo que necesitamos aquí por supuesto necesitamos nuestra base de datos con los nombres de los estudiantes y para eso si ustedes no tienen una base de datos como ésta pueden ir al link en la descripción para descargar estos archivos o que estas plantillas y si han visto el tutorial anteriores el registro de asistencia aquí tenemos nuestra base de datos que son nombres un tanto modificados para que nos sirvan de base de datos entonces aquí lo vamos a pegar vamos a pegarle un poquito hacia abajo digamos en la fila 9 de acuerdo y lo vamos a pegar solamente con los valores ahí está qué más para empezar este como ya les mencioné es un registro por curso entonces lo correcto sería poner acá cuál es el curso o asignatura que estamos evaluando en esta hoja de cálculo de acuerdo también podremos poner por ejemplo cuál es el salón la clase también estoy tratando aquí de abarcar todos los sinónimos para que no haya ninguna confusión entre docentes de diferentes países ok entonces tenemos el curso el salón de clases e incluso podremos poner también un horario de clases no es cierto cuál es el horario o también cuál es el turno aquí lo tenemos esta es la información digamos ultra necesaria que tendríamos que tener para llevar un correcto registro ya depende de ti como profesor como docente cuál es la información relevante que tú quieres mostrar acá ok por el momento yo lo voy a dejar así cuál es el curso cuál es el aula y cuál es el horario en este caso hipotéticamente de nuevo vamos a poner a cada que este es un curso por ejemplo de trigonometría no por ejemplo y el salón el aula de clase vendría a ser supongamos que es quinto y listo esta es información ultra necesaria que sí o sí tenemos que asignar a nuestro registro de calificaciones luego vamos a poner por acá el número de orden los número de orden aquí los nombres y apellidos algunos profesores también prefieren poner los apellidos primero luego separados por comas y luego viene el nombre también hay otros que prefieren llevar todos los nombres por separado en cada celda eso ya depende de ustedes ahora sí vamos a ver cómo es que vamos a llevar nuestro registro y yo te recomiendo que este tutorial me siga los pasos hagas lo mismo que estoy haciendo y ya después una vez que hayas completado este registro de ejemplo ya te tomes el tiempo y la libertad para crear tu propio registro según tus necesidades de acuerdo lo importante es aprender a hacerlo con qué fórmulas con qué herramientas de excel y luego ya lo puedes adaptar ok en este caso voy a seguir muchos comentarios que ha estado viendo en youtube y también en nuestro canal de tele que pedían hacer un registro por trimestre al parecer en muchos países de latinoamérica el año escolar está dividido en trimestres entonces vamos a poner aquí una unas tres evaluaciones por trimestre asumiendo que es una mensual ok entonces pondremos acá no primer examen segundo examen y tercer examen de acuerdo y todo esto vendría a estar en el primer trimestre pero estas no son las únicas notas que vamos a considerar también vamos a poner un promedio de trabajos de acuerdo y ya depende de ti si quieres poner aquí otras notas a considerar por ejemplo asistencia por ejemplo actitud de etcétera etcétera ok aquí lo voy a dejar con tres exámenes y trabajos y por último por supuesto el promedio por trimestre aquí está listo entonces todo esto vendría a ser el primer trimestre vamos a combinarlo utilizando el botón de combinar y central que vamos a encontrar dentro de la pestaña inicio ok y aquí vamos a poner primer trimestre ahí está listo entonces esto ya nosotros podemos seleccionarlo todo de acuerdo para no estar escribiendo lo mismo una y otra vez porque observa que si nosotros seleccionamos todo esto y haciendo un clic en el relleno rápido es decir en este cuadradito de la parte inferior derecha si lo arrastramos hacia la derecha se va a completar solito se va a completar automáticamente el primer trimestre segundo trimestre tercer trimestre y lo mismo con los exámenes primero segundo tercero cuarto quinto sexto séptimo octavo y noveno no tenemos que escribir absolutamente nada e incluso nos está corrigiendo no aquí estos este tercer primer es con minúscula lo mismo por acá vamos a corregirlo no nos cuesta absolutamente nada segundo también lo ponemos en minúscula y acá el tercer también lo ponemos en minúscula ok listo aquí lo tenemos aquí tenemos básicamente lo que vendría a ser nuestro registro de calificaciones y acá vamos a poner por supuesto también un promedio final un promedio de los promedios vamos a combinar estas dos celdas y vamos a escribir acá promedio en mayúsculas promedio final ahí esta vez también que sobresale el texto no se muestra todo así que vamos a utilizar la herramienta de ajustar texto que está justo encima del botoncito de combinar y centrar ok le damos aquí y ya está muy bien entonces ya prácticamente esto es funcional simplemente es cuestión ya de asignar las notas y puedes sacar el promedio ok pero antes vamos a poner un poquito de formatos para luego poner nuestro formato condicional que nos va a ayudar a tener un mayor control sobre las notas de nuestros estudiantes por examen por promedio por trimestre etcétera ok bien entonces en primer lugar vamos a utilizar el formato de negrita algo bastante básico en realidad que vamos a encontrar dentro de la pestaña inicio en el menú de fuente todo esto para digamos ver un poquito mejor para distinguir un poquito mejor lo que estamos viendo dentro de nuestro registro ok negrita acá también negrita por acá y listo ahora vamos a poner todo esto incluso podemos hacer un poquito de su hacia abajo de acuerdo para que entre todo ok entonces aquí bajamos hasta el último nombre y ahora le ponemos todos los bordes ahí está también ponemos un borde exterior grueso y vamos haciendo esto con el borde exterior también por trimestre de acuerdo por trimestres seleccionamos todo borde exterior lo mismo por acá borde exterior grueso tercer trimestre también lo ponemos con borde exterior grueso y ya está y también aquí lo vamos a dividir ok con borde exterior grueso ahí está aquí también faltó oops vamos a ponerlo también borde cero el grueso primero todos los bordes y luego bordes el grueso ahí está ahora sí vamos a poner acá la formulita del promedio es en realidad una fórmula bastante sencilla no hay mucha ciencia detrás por ejemplo aquí con betsy chávez ángulo vamos a ponerle aquí el primer examen tuvo 15 en el segundo tuvo 10 y el tercero se puso las pilas y sacó 19 ok en trabajos también le fue bien sacó un 16 por ejemplo no es cierto y el promedio ya lo tendríamos que estar calculando con esto ok por si acaso en perú las notas van del 0 al 20 por eso estoy utilizando aquí notas mayores a 10 es tengo entendido que en muchos países solamente llegan a 10 o incluso también utilizan letras ok ya depende de ustedes también adaptar estos criterios entonces el promedio es una fórmula bastante simple a ponemos el símbolo igual luego ponemos promedio ok aquí lo tenemos lo seleccionamos con doble clic y luego seleccionamos todas estas celdas de la parte izquierda ok le damos a enter y listo tenemos nuestro promedio de todo esto ahora detengámonos aquí un ratito porque muchas personas muchos profesores no van a hacer esto no van a sacar un promedio de todas estas notas a veces la primera el primer examen tiene un mayor peso que el segundo o los trabajos tienen un menor peso que todos los exámenes para eso ya tendríamos que trabajar con promedios ponderados ok ok incluso también para los trabajos a veces no tienen una nota promedio los trabajos y simplemente es ver si cumplió o no cumplió y de tal modo se suma un punto al promedio de esta manera nuestro promedio sería solamente de los exámenes no es cierto ok ponemos aquí desde hasta la e y luego estaríamos sumando el puntito que se ha ganado por trabajos si es un puntito o si es dos si es cero etcétera ok si es cero por ejemplo no suma nada el promedio y acá también podremos modificar para que solamente se muestre un decimal no y tendríamos que hacerlo con este botoncito que vemos aquí en el menú de número ok listo este criterio de cómo se evalúan ya depende de cada profesor yo por el momento lo voy a dejar así ok la formulita ya la podemos extender hasta el final pero quiero que observen también aquí un pequeño problemita vamos a arrastrar todo esto hasta el final de las filas y noten que nos sale aquí el error dividido entre 0 porque porque estamos trabajando con promedios y un promedio se está haciendo una división en este caso es un promedio de 3 notas donde si no aparecen las notas es decir si no hay ningún dato se estaría dividiendo entre 0 por lo tanto nos mostraré aquí este error lo cierto para corregir esto es súper sencillo super fácil también y vamos a utilizar la fórmula justo aquí antes del promedio vamos a escribir si punto error ok así de simple ponemos si punto error abrimos paréntesis y al final de nuestra fórmula del promedio incluyendo la pequeña a mitad del final vamos a poner un punto y coma o una coma dependiendo de tu versión de excel y entre comillas vamos a dejar un espacio o simplemente no ponemos nada simplemente abrimos y cerramos comillas cerramos también el paréntesis y listo ok ahora sí nosotros podemos arrastrar este esta formulita hasta el final y nota que este error ha desaparecido pero la fórmula todavía sigue acá lo cierto esto es simplemente para corregir este error de división entre 0 y ahora si nosotros ponemos notas por acá por ejemplo 10 11 le ponemos aquí 15 y un puntito por trabajos ya empieza a mostrarse de manera correcta nuestro promedio no ok listo ya hemos corregido ya hemos generado un error y ya lo hemos corregido entonces vamos a copiar esta misma formulita ok vamos a copiar la íbamos a pegarla en los distintos promedios por trimestre y en este caso lo que tenemos que hacer es actualizar nuestras referencias ok porque aquí como te puedes dar cuenta nos da el mismo promedio que el primer trimestre porque está evaluando con estos datos entonces vamos a actualizar nuestras referencias simplemente seleccionando aquí en la fórmula y cambiando las letras de las columnas como puedes ver dice ce 9 es decir que está empezando en la columna c en la fila 9 así que vamos a pasarla a la columna h acá desde la columna h hasta la columna j ok así de simple j listo y sumamos el puntito de la columna acá ahí está le damos a enter y listo ya está vamos a poner unos datos simplemente acá para que no esté vacío ponemos aquí 12 y problemas acá zero listo su promedio 0 6 no es cierto arrastramos esto hasta el final y ya está parece que no pasó nada pero puedes corroborar que aquí están las notas que ya están con sus transferencias de manera correcta vamos a hacer lo mismo vamos a copiar nuestra formulita y la vamos a pegar por último acá ok aquí en el promedio del tercer trimestre vamos a pegarlo y vamos a actualizar nuevamente nuestras referencias empieza en la columna m vamos a poner acá columna m termina la columna o y sumamos el punto de la columna p ok ponemos a cape le damos a enter listo ponemos unos datos para que podamos comprobar que está funcionando ponemos aquí catorce y dos puntitos de trabajo y esto ya lo arrastramos hasta el final ok lo tenemos aquí listo y ya está por último tendríamos que poner nuestro promedio final que simplemente es el promedio de los promedios y esto también lo hacemos con la misma fórmula y listo todas estas celdas ya tienen la misma fórmula como puedes observar y si por ejemplo ponemos por acá las notas tiene un promedio de 15 promedio de 16 y acá tiene un promedio de 18 aquí ya podemos ver su promedio final lo cierto vamos a borrar esto porque aquí había una fórmula no es cierto aquí una nueva fórmula vamos a corregir esto qué es una pequeña travesura ok aquí lo que estoy haciendo es copiar la fórmula de arriba hacia abajo de esta manera ya está todo correcto muy bien listo ya tenemos completamente funcional nuestro registro de calificaciones ahora lo siguiente que vamos a hacer es aplicar un formato condicional para que nos ayude a identificar rápidamente las notas aprobatorias y las notas desaprobatorias de acuerdo y eso solamente lo vamos a aplicar a los promedios esto en realidad ya depende de ti si quieres puedes poner a todas las notas incluyendo tal vez a los trabajos y es que evalúas de los trabajos del 0 al 20 o con el sistema de calificaciones que tú manejes en tu país 0 al 10 0 al 20 0 al 100 en este caso solamente estoy poniendo una nota de un punto o dos puntos por trabajos así que no lo vamos a incluir para este caso en particular solamente vamos a los promedios de acuerdo entonces vamos a bajar un poquito para seleccionar todas las notas y seleccionamos el promedio del primer trimestre luego vamos al promedio del segundo trimestre y también lo vamos a seleccionar vamos a la tecla control y seleccionamos este rango también y por último manteniendo presionada la tecla control seleccionamos el promedio y el promedio final ok ya que están contiguos ahora nos vamos al formato condicional y vamos aquí a la primera regla reglas para resaltar celdas y vamos a crear aquí una nueva regla porque vamos a utilizar la regla de que sea mayor o igual que ok mayor o igual que y en este caso para perú cuando ya está en el colegio la nota mínima era 11 entonces todas las notas que sean iguales o mayores a 11 van a estar de un color vamos a poner aquí el formato de acuerdo vamos a seleccionar aquí en la pestaña de relleno vamos a ponerle un color verde ok y listo a la fuente tal vez lo podemos poner en negrita también y eso le damos a aceptar ok de esta manera le damos a aceptar nuevamente y listo ya tenemos aquí las notas aprobatorias tal vez está un poquito fuerte no es cierto podemos modificar este formato aquí en la opción de administrar reglas y aquí vamos a seleccionar la y editar y aquí en el formato vamos a cambiarle el relleno vamos a ponerle un poco más opaco y la fuente que no esté en negrita simplemente normal ok le damos a aceptar aceptar a aceptar y listo ahí está mejor ahora vamos a hacer lo mismo para las notas desaprobatorias de nuevo seleccionamos nuestros rangos presionamos la tecla control para seleccionar otros rangos que no están contiguos y vamos aquí en formato condicional reglas para resaltar celdas y en este caso si no necesitamos el menor o igual que simplemente el menor que ok seleccionamos aquí esto y vamos a poner acá las notas que sean menores a 11 simplemente que se pongan de color rojo claro contexto rojo oscuro ok el primero le damos a aceptar y tal como puedes observar aquí tenemos dos notas desaprobatorias listo ahora si tú quieres que las notas o los celdas que están vacías o que contengan ceros no se les aplique el formato condicional tenemos que agregar una nueva regla así que vamos a seleccionar nuevamente todo nuestro rango ok nos vamos a formato condicional vamos a crear una nueva y vamos a seleccionar la segunda opción ok aplicar formato únicamente a las celdas que contengan y aquí vamos a seleccionar celdas en blanco de acuerdo así no vamos a tocar nada más le damos a aceptar no va a pasar nada pero ahí mismo nos vamos a formato condicional administrar reglas y ahora sí en este menú vamos a seleccionar detener si es verdad ok activamos esta casilla le damos aceptar y listo ya está vamos a comprobar vamos a poner aquí alguien que tiene de promedio 11 de acuerdo aquí listo nota aprobatoria alguien que tiene mal promedio por ejemplo ahí está ok así es como nosotros vamos a gestionar nuestras notas ya el resto vendría a ser pues estilizar un poquito esto tal vez dividir aquí no es primer trimestre de un color por ejemplo este el segundo trimestre de otro color y bueno ya depende mucho de tu estilo de trabajo básicamente esto ya es opcional de acuerdo ahí lo tenemos promedio final vamos a ponerle de un color gris por ejemplo y ahí lo tenemos de acuerdo listo eso vendría a ser todo en el próximo vídeo nosotros vamos a hacer un dashboard donde ya no vamos a trabajar con estas tabletas bastante simples sino que vamos a utilizar tanto el registro de asistencia como este registro de calificaciones para combinar y cruzar la información crear un dash word donde podemos ver por alumno cuáles son sus calificaciones por curso cuál es su nivel de asistencia etcétera ok eso lo vamos a ver en el próximo vídeo así que no olvides suscribirte unirte a nuestro canal de telegraaf para que estés enterado de cuándo vamos a subir esos vídeos y recuerda que este documento lo puedes descargar en el link que te dejo en la descripción de acuerdo por mí eso ha sido todo nos vemos hasta la próxima [Música]