👉Cómo hacer un DIAGRAMA de FLUJO FÁCIL!!! SÍMBOLOS. En 2022 aprende a documentar PROCESOS! (1/4)

a partir de hoy iniciaremos la serie de levantamiento de procesos partiendo con el vídeo de hoy donde les compartiré algunos conceptos generales y simbología básica aplicable a la creación de flujogramas en esta serie no pretendo hacer una revisión exhaustiva en materia de análisis de procesos pero sí me gustaría entregar algunos elementos básicos y nociones generales que les permita a las personas que están menos familiarizadas con el tema y entender cuál es la lógica que está detrás de la identificación y levantamiento de procesos entre una organización y realmente motivarlos a que incorporen el enfoque por procesos en sus empresas ahora sí su acercamiento a este tema tiene que ver con el interés en someter a su organización a la certificación de algún estándar normativo nacional o internacional basado en procesos o sistemas de procesos mi recomendación es que profundicen mucho más bien sea a través de una capacitación en la materia tomada con el proveedor de servicios de formación de su confianza o mediante una asesoría especializada también con su consultor de confianza de cualquier forma en la descripción del vídeo les voy a dejar algunos links de interés que podrían consumo para profundizar en el tema pero sin más preámbulo comencemos con el vídeo de hoy [Música] [Aplausos] [Música] lo primero que quiero mostrar es la definición de procesos aunque existen muchas definiciones distintas y prácticamente todas al final de cuentas transmiten la misma idea en este vídeo yo voy a utilizar la definición que da la norma iso 9000 versión 2005 que establece que un proceso es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan las cuales transforman elementos de entrada en resultados aquí hay una palabra muy importante que es transformación por otro lado para los que vieron un vídeo anterior sobre teoría general de sistemas seguro que viene a su mente algún concepto y premisa que fue repasada en aquel vídeo tal como la definición del sistema para dicta la npf y como un conjunto de elementos en interacción y su afirmación de que todas las organizaciones son órdenes jerárquicos de sistemas abiertos si pensamos en los procesos dentro de un sistema de procesos en una empresa podemos ver la jerarquía verdad y si empezamos a pensar en una estructura de macroprocesos micro procesos sus procesos y procedimientos sería mucho más pertinente esa concepción de organización que plantea esta lanza y no es así en todo caso si bien la desagregación en múltiples niveles permite desentrañar de alguna forma la singularidad y la complejidad de la organización lo clave es entender que la identificación descripción y eventual documentación de procesos no debe ser un fin en sí mismo sino que un medio para que nuestra organización sea mejor para mejorar la calidad de vida de las personas que la conforman a partir de la creación de conocimiento estructural que pudiera ser consultado por los interesados siempre que sea requerido y además a partir de la simplificación del trabajo de las personas lo que seguramente se verá reflejado en menos niveles de estrés menos horas extras innecesarias y por tanto una mejor calidad de vida entendida como mayor disponibilidad de tiempo personal no hay que perder de vista tampoco que el levantamiento documentado de procesos solamente es una forma de entender la realidad de las interacciones pero no es una no es la realidad y aunque es una herramienta para ayudar a transformarla no deja de ser eso una herramienta es útil pero no se debe sobreestimar sobreestimado repito es un medio pero no fin por lo que la amplitud y la extensión en la que se efectúe la identificación y levantamiento de procesos va a depender exclusivamente de la singularidad de la organización y de lo que aquello que realmente le agrega valor pasamos ahora a nuestra definición de procedimiento también de acuerdo a lo que establece la norma iso 9000 donde se señala que un procedimiento es la forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso esto qué quiere decir que un procedimiento es una forma más detallada de entender algunas de las actividades en interacción que conforman un proceso determinado principalmente en términos de cómo se desarrolla la misma o de entender la forma en que el proceso completo se desarrolla lo más común que yo he visto para ilustrar procedimientos es a través de flujogramas sin embargo hay distintas formas de documentar procedimientos tales como vídeos explicativos grabaciones de audio el flujo foto fotográfico o caricatura lo importante cuando se documenta un procedimiento es que aquellos que se encargan de su aplicación lo entiendan realmente que lo encuentren y lo encuentren útil y tenga la posibilidad retroalimentar lo cuando sea necesario para que no termine convertido en una declaración de buenas intenciones o en letra muerta mientras en la práctica las cosas se hacen de cualquier manera como lo que yo he visto de forma más habitual es el uso de flujogramas les quiero mostrar los elementos más utilizados o por lo menos los que yo uso más a menudo son muy básicos pero me han resultado muy útiles y fáciles de entender para las personas con quienes he tenido la oportunidad de trabajar así que el primer símbolo que les voy a mostrar representa el inicio o fin del flujo de actividades o procesos así que el texto si estoy iniciando el flujo debe ser inicio es la palabra inicio y si termina el flujo tiene que decir fin el siguiente símbolo que es uno de los más utilizados también representa una actividad tarea o proceso según como se esté pensando documentar o cómo se tengan establecidas las jerarquías a las que anteriormente hicimos referencia se recomienda que el texto contenido parta con un verbo en infinitivo en caso que sean tareas o actividades y si es un proceso pues tiene que ir el nombre del proceso otro símbolo muy utilizado que es el de la decisión que se usa para determinar el camino a tomar previa confirmación de algún aspecto relevante dentro de la secuencia que se responde con un sí o un no ante una pregunta determinada se utiliza por ejemplo para incorporar controles intermedios de conformidad digamos para preguntar si se cumple con un requisito determinado e indicar en caso negativo lo que tendría que hacerse o también se utiliza para establecer un tratamiento diferente dependiendo de condiciones particulares del producto o servicio a generar o modificar mediante la aplicación de dicho procedimiento entre otros usos que se le puede dar a este símbolo básicamente es un símbolo como les decía de decisión tenemos también este otro símbolo utilizado para referirnos a un proceso o procedimiento predefinido en algunos casos entremedio de un procedimiento o ante una respuesta determinada un punto de decisión como el que mencioné a propósito de la figura anterior es necesaria la aplicación de otro proceso o procedimiento predefinido caso en el cual se usa este símbolo poniendo como texto ese nombre el proceso procedimiento predefinido el siguiente símbolo se utiliza para ilustrar un documento o un registro que se incorpora como un insumo al flujo o que se genera como salida de alguna de las actividades tareas o procesos dependiendo de cómo se configure el flujo este otro símbolo que es parecido al anterior se utiliza cuando nos vamos a referir a más de un documento o registro el símbolo que muestro a continuación se usa para aludir a una colección entre tareas que se ve cortada dentro del flujo aunque hay otro símbolo específico cuando la separación se da entre páginas yo utilizo este en todos los casos en que necesito conectar tareas que están discontinuas en el flujo sea porque cambie de página o porque hay una distancia muy larga para demostrar esta conexión entre tareas distintas dentro de una misma página en este caso se debe incorporar el símbolo conectado a las tareas que queremos conectar valga la redundancia e indicar el mismo número en ambos círculos el siguiente símbolo representa la iv y tiene que ver con aquellos flujos en donde se debe efectuar dos tareas en paralelo como resultado de una tarea anterior y el último símbolo que veremos representa la uva que refleja aquellos casos en donde se puede optar por posibilidades distintas de acción dentro de el mismo flujo pero bueno como les comenté anteriormente esta simbología es muy básica pero sirve bastante cuando estamos empezando a hacer flujos de procesos y flujos de procedimiento y si bien plantea convenciones generalmente aceptadas pues no es taxativa como lo dije anteriormente pero bueno amigas y amigos llegamos al final del vídeo de hoy espero que les resulte útil no se pierdan el próximo vídeo de la serie en donde les voy a contar cuál fue la metodología que aprendí para identificar procesos y generar mapas de proceso por favor no olviden contribuir con sus comentarios a este proceso conjunto de construcción de conocimiento si les gustó el vídeo del dedito arriba y suscriban al canal muchas gracias y nos vemos pronto