Facilethings - La herramienta de organización para GTD istas

hoy vamos a hablar de tres o como le llamamos los gañanes 3 una aplicación fantástica para organizar todos nuestros proyectos o la de estudio de todo explicar qué es evernote y por qué es una excelente herramienta para tu organización personal ya sabréis pero bueno básicamente os voy a enseñar cómo me voy a organizar con la opción que si no la conocéis pues es una aplicación para organizarte habéis pedido también que haga un vídeo sobre mi carrera la verdad es que evidentemente me parece mega pronto teniendo en cuenta que llevo cuatro días de clases online muy bien bueno pues venga niños a dormir ahora vale venga que empezamos con la organización para adultos te voy a hablar de fácil things la solución definitiva para los auténticos que te vistas cuando mega pronto [Música] [Música] bueno empecemos por el principio que es fácil things o facil things facil things es una aplicación multiplataforma es decir la tienes en el navegador y la tienes en los dispositivos móviles no tienen versión windows no creo que sea necesario y es una aplicación que se basa en la metodología de gestión personal denominada gt de gtb son las siglas de getting things done algo así como las que consiguen las cosas vale y estoy leyendo directamente de la página de fácil things la cual te recomiendo que visites porque además de explicar cómo funciona la aplicación pues da mucha formación relacionada con el sistema bueno este sistema cuya eficacia se refiere a gt de este sistema cuya eficacia ha sido ampliamente validada por millones de adeptos establece un flujo de trabajo fácil e intuitivo para gestionar todos los elementos que conforman tu productividad personal ahí es nada bien bueno quiero inventado este sistema pues lo ha inventado un señor que está vivito y coleando que se llama david allen david hay en cómo suena vale americano creo que estar viviendo en ámsterdam bueno entonces puedes google harún poco y poner ahí de vital en método que te vas a encontrar mucha mucha formación qué pasa david allen tiene un montón de libros si te interesa incluso hay dentro de linda puntocom una plataforma de formación que te recomiendo muy buena se instituya estás apuntado al aparejador iván el siguiente paso para complementar es linda puntocom una pasada que a su vez es como linkedin learning bueno pues ahí tiene de vidal en un curso es una cosa muy simple como te diría llegó pues es algo que si ya estás en la plataforma y como curiosidad no sabías que estaba ahí de titanic pues te lo ves y el propio david allen te explica el método pero qué pasa que de vida no sé si tú quieres entender gtd yo te recomiendo que en vez de empezar por de vidales pues empieces por su alumno aventajado y alejandro magno fue alumno de aristóteles nikola tesla de edición y jose miguel bolívar es el super alumno aventajado a nivel mundial de dividan y lo tenemos aquí en españa y entonces puedes encontrar de hecho cuando tú vas a la página de david hale pues que se llama getting things done puntocom ahí cuando vas a formación puedes buscar en formadores certificados por la capital en compañía creo que se llama así y cuando pones spain spain in a day' pues ahí te encuentras formación gtd puntocom que es donde vas a encontrar al equipo de optimal up vale entre otros están jose miguel bolívar y mi profesora desde aquí le mando un beso muy fuerte paz garde de paz garde puedes ver ahí ver su perfil una pedazo de crack y muy buena formadora pues tiene además un blog que se llama redes productivas puntocom ya te voy haciendo un poco el mapa de cómo se esto tenemos un sistema gtd con millones de adeptos según dice aquí que necesitando y que lo invento de vidal en que por suerte es algo que no lo dices tú andas todos lo inventaron en el siglo 17 ya está muerto el fundador no no no hoy en día puede seguir viendo contenidos del propio fundador que esto es algo que no es muy frecuente no que esté vigente algo que se ha hecho tan popular un sistema y que el propio fundador esté ahí vivito y coleando yo creo que eso no se suele ver tanto bien mohamed los diagramas pues no sé si el señor gan si me sigue vivo su es seguro que no el señor pomodoro o el señor bullet journal vale pero aquí sí que está de vida en pero ya te digo vete a jose miguel bolívar y sobre todo a su blog óptima infinito puntocom porque es una fuente de sabiduría yo creo que ya lo he comentado muchas veces en otros en otros episodios bien entonces otro punto de comienzo importante es el libro de josé miguel bolívar porque si tú te compras los libros de vital en que tiene varios creo que el principal que lleva no sé cuántas ediciones organízate con eficacia pues mejor que te compres el de jose miguel bolívar el de productividad personal aprenda a liberarte del estrés con gtd es un libro por lo que veo aquí del 2015 yo lo compré me lo leí y es muy recomendable porque ayuda tanto al que no sabe nada de gtd a introducirse en gm como al que ya sabe algo pues afianzar esos conocimientos y para que tú cuando tú vas leyendo el libro y empieces a interpretar un poco mejor lo que quería decirte y vidal porque josé millás válidos muy graciosos al asunto es como un traductor de de vidal en y te hace me hace mucha gracia cuando dice nano aquí de vital en se equivoca pues hablando de los niveles de perspectiva porque las áreas de responsabilidad pero lo hice como en plan críticas y no dice como el pobre hombre no el pobre hombre pero éste quería decir esto chicos pero es dijo esto otro o sea que muy bien bueno este equipo formación gtd puntocom hace formaciones presenciales ahora creo que está medio parada la cosa por el tema de el coronavirus y tal pero hacen en madrid y creo que también en barcelona si asistes a las presenciales después tienes derecho a contratar formaciones online vale además si sois una empresa se puede contratar formación para empresas o si es como hice yo puedes contratar formación personalizada vale en este caso la paz garde muy recomendable no sé cuántas semanas estuve con ella de formación fueron dos meses y pico con sesiones hubo semanas de sesiones de mantenimiento hubo semanas más intensivas según vas avanzando los módulos la verdad que hay un antes y un después desde que me formé comparte arte y por eso me atrevo un poquito más a hablar de este tema bueno pues vamos a hablar del protagonista de este episodio que es la propia aplicación fácil things ahora que ya sabes un poco ya lo sabías que es que te de fácil things el título la solución definitiva para los auténticos ceteristas organiza tus 'todos' con eficacia y logra cualquier cosa tiene una versión de 30 días gratis totalmente operativa para que la pruebes de acuerdo bien mi recomendación es que cuando tú te aproxime esa gente de incluso si llevas tiempo con gente de pero no ves que esto no acaba de cuajar contigo es que primero haga es una lo hagas en papel aunque sea unos días esto ayuda mucho a aclarar las ideas a mí me sirvió de muchísimo esto cuando hice la formación con paz tarde vale es decir a ver esta aplicación como su propio nombre indica es para poner en marcha gtd no es como un excel que tú puedas adaptar a tu gusto vale para el horario del colegio o para hacer una lista de tareas o como evernote o como entre lo que son plataformas muy flexibles que se adaptan a muchas circunstancias pero llegan de encajar cuál es la diferencia entre un traje a medida o una prenda de la talla 40 que te queda como te queda pues ya está esto es específicamente para que te vistas yo no conozco otra aplicación que sea para gente vista así que conozco a muchos que te vistas de pacotilla también voy a decir que usa otras aplicaciones que usan tres lo que usaba en evernote pero bajo mi punto de vista igual algunos se pican con esto pero es un querer y no poder yo creo que muchas veces es por no gastarse la pasta voy dgt dista y hago aquí mis años entonces tampoco te estás tomando muy en serio la organización aquí hay que ser yo creo que como dicen los ingleses hay que poner la boca en donde pone el dinero en donde pones tu boca no entonces entonces si tú vas de gente lista puede ser por supuesto que seas muy gente vista muy profesional nos es fácil things vale de acuerdo pero habrá mucho menos es como si en nuestro sector de arquitectura y construcción si vas de 3d y no usas revit o no usas una herramienta profesional o si los presupuestos no usas presto y usas excel es un poco quiero pero no me quiero gastar la pasta que esta es una herramienta muy barata vale si tú realmente crees en gt de este preocupa la organización fácil things es para ti punto redondo el resto de aplicaciones requieren hacer demasiadas transformaciones y si ya ya es difícil de por sí y ser estricto con la metodología pues si la aplicación te lo entorpece estás poniendo piedras en el camino es mi opinión pero como cualquier otra aplicación yo creo que sobre todo aquí en gt de pasar por el papel es importante si tú empiezas a al final gente de se podría resumir en un sistema de listas no pasa que hay que saber qué lista mirar en cada momento tenemos algún día tal vez siguientes acciones el calendario a la espera la lista de proyectos etcétera bueno pues cuando tú usas una aplicación informática en las aplicaciones como te permiten muchas etiquetas mucho rollo simultáneo muchas virguerías que en el mundo físico no es posible que tú cuando etiqueta es un elemento en una aplicación vale esto lo pongo en el contexto ordenador pero también el contexto tengo la mano izquierda cerca del escritorio y también el contexto me siento triste si empiezas a hacer tonterías de estas las aplicaciones que permiten pero cuando tú tienes que tienes cinco listas en papel y tuvieses que escribir cinco veces la misma cosa no lo harías pues se ha generado tanto pensarías un poco más y gente de sobre todo te obliga a pensar al contrario que otros sistemas que puedes hacer un montón de tonterías con gente de tienes que decir que se miguel bolívar pensar sobre las cosas y tomar decisiones y esto cuesta un montón entonces si tú tienes que pensar en qué folio escribo yo esta cosa que he aclarado lo vas a escribir en un solo folio en el contexto ordenador no en el contexto ordenador pero también el contexto ipad por si acaso estoy usando el ipad como ordenador me sigues bien entonces pasar por esta esta fase un poco más así más física está bien unos días de un tiempo que puedas para aclarar estos conceptos y luego ir a la aplicación ya con las ideas un poco más claras vamos a ver también estar mucho tiempo en papel me parece un poco también contraproducente porque al final la tecnología está para ayudarnos si yo sí uso el google calendar en vez del calendario que tengo aquí colgado del despacho pues si el calendario el despacho le echó un ojo para ver en qué día estoy un poco a que días el día 15 a vela vale cae en jueves perfecto ya está yo prefiero con el calendario puedo poner eventos que se repiten lo tengo sincronizado con el móvil el calendario de la pared no tengo sincronizado con nada entonces el temas de sincronización además de que sea fácil capturar temas de mover las cosas de sitio es decir cuando tú estás anotando en un folio capturas y luego las a claras y las tienes que escribir en otro sitio tú tienes que volver a escribirlo y si tienes que generar un proyecto eso lo tienes que tachar generar un proyecto y crear una sienta acción entonces esto el mundo físico es más complicado no nos vamos a engañar entonces para eso está la tecnología para ayudarnos a asociar todos siguientes acciones con proyectos cuando corresponda a moverlo algún día tal vez poner un proyecto a la espera bueno asignarle un contexto filtrar por contextos la tecnología está muy bien para eso pero previamente hay que hay que aclarar bien las ideas esto imprescindible bien sigo aquí en la página principal de fácil things de la aplicación no te dice aquí cosas que te harán la vida más fácil mejoramos la aplicación cada día para que tu efectividad también mejore dice integración se conecta fácil things con el correo electrónico esto sí que es interesante evernote para que te puede interesar es evernote como herramienta de material de soporte te voy adelantando cosas outlook calendar bueno yo uso google calendar microsoft one drive tuve mis años de one drive ya no perdón de evernote one drive también como disco duro google drive como almacenamiento dropbox y twitter y twitter donen sí porque muchas veces pues si tú eres usuario de twitter te permite grabar como favoritos algunos tweets y esos van directamente a la bandeja dentro es decir la integración aquí que menciona la puedes utilizar bien para capturar bien como material de soporte o bien con los calendarios de agenda lo cual está genial incluso te permite integrar varios calendarios dentro de google calendar y decidir cómo se comporta haber algo que te tiene que quedar claro desde principios que en fácil things trabajan en los desarrolladores son empresas como pepephone que cuando te envía un email es por darte buenas noticias pues en fácil things lo mismo estás ahí tan tranquilo y de repente te oye sabes que hemos revisado la parte de perspectiva hemos mejorado la aplicación o sea que aquí trabajan y muy bien es cierto que a veces tiene funcionalidades que a lo mejor le podría chirriar un auge te dista puro y duro no pero bueno yo creo que yo lo entiendo porque es una aplicación tendrá un montón de clientes espero que tengan muchos miles de cliente demandan ciertas cosas y no todos tendrán el mismo grado de pureza gt dian a todos los usuarios y entonces pues hay mejor elementos como los colorines o la urgencia o poner una fecha una siguiente acción damos esto lo mejor conseguimos el bolívar entraría y dando collejas a diestro y siniestro o de vidal en pero bueno son pequeños detalles pero que vamos que que siempre mejorando entonces esta integración funciona así por ejemplo capturar desde el email ya te digo en para entender este audio y entender fácil things es necesario que entienda es un poco gtd porque si no porque es para aplicar gente entonces de qué estamos hablando entonces voy a dar por hecho que ya te suena un poco el tema de gtd si no pues date un repaso por ahí por google pero uno de los pasos claves en gente de es la captura bueno entonces tú puedes abrir la aplicación del móvil y capturar ahora además en la aplicación del móvil ha integrado la captura de fotografía en la captura con dibujitos tienes que hacer un croquis como una libreta captura por voz que por cierto a mí todavía no me funciona en el en la aplicación mía de android creo que están para mejorarlo pero tiene una pinta bárbara porque me permite capturar la voz incluso va transcribiendo la transcripción de momento sólo en inglés lo que pasa que determinados móviles todavía esto no lo tienen de pura webs pero que cuando estés escuchando todo este audio o en breve lo solucionen porque yo sí que es algo que suele usarlo de hecho gracias a la integración con evernote a veces lo que hacía era hacer capturas de voz con el widget de evernote en el móvil y luego sí que se me sincronizará con fácil things pero claro yo si puedo evitar me tener una aplicación más evernote en el móvil pues mejor porque ahorro espacio y ahorro lío de hecho yo uno de los motivos por el que seguía usando evernote era por su integración con fácil things porque never knows y que podía capturar fotos y sí que podría capturar un croquis y también un archivo de audio y todo eso y va a parar a la bandeja de entrada de fácil things pero el momento que fácil things integra la captura directa en la aplicación con estas metodologías que te acabo de mencionar pues ya no tiene ya no tiene sentido seguir con evernote otra integración muy interesante es el email porque porque si a ti te si tú por ejemplo esto también este día no envías un email a alguien solicitando algo tú lo puedes enviar con copia oculta a fácil things a una cuenta de correo especial y entonces tuvo autorizadas a tu cuenta de fácil things a que todos los emails que procedan de tal correo te los meta en la bandeja de entrada esto estuvo en vías con copia fácil things y facilismo recopila y tú después si quieres lo pones cuando lo aclara si organizas en la lista la espera o en material de referencia y además conserva el contenido del email incluso los archivos adjuntos está muy bien integraciones de alojamiento archivos google drive one drive box pues para que para que cuando tú estás trabajando como material de referencia un material de soporte para siguientes acciones o materiales soporte para proyectos puedas adjuntar contenido del que tienes en la nube en estos servicios google drive one driver dropbox dice aquí que tiene accesibilidad total sólo necesitas en el navegador con acceso a internet las aplicaciones móviles todo está sincronizado que tiene ayuda contextual esto está bien al principio porque claro tú como como van de la mano dt de racing 6 lo vuelvo a repetir pues tú te viene muy bien sobre todo principio antes tenía una ayuda como casi permanente y ahora es a demanda si tú quieres las muestras y si no no entonces tú estás ahí en los procesos nos tienen algunos los cinco pasos o capturando aclarando organizando las listas y tienes ahí una ayuda contextual que te refresca un poco los principios de gtd y luego tiene una parte de estadísticas yo esto es lo que menos utilizo dt soy franco pero tiene unos informes de rendimiento si te gustan este tipo de cosas de cara cuando estás capturando de qué área de responsabilidad estás haciendo más cómo llevas un poco tus áreas de enfoque o de responsabilidad los proyectos que vas combinando etcétera etcétera esta parte de informes también me comentaron en su día que lo pregunté qué gastan también mejorando me gustaría por ejemplo poder imprimir la lista de siguientes acciones lo cual es posible pero organizada por contextos porque al final pues si tienes ahí en marcha 50 siguientes acciones pues ahí el truco está como dice paz gar de los que sea como el menú de un restaurante es decir no es lo mismo que te pongan los 50 platos que tiene un restaurante todo es ordenado los postres con los primeros que te volverías medio loco te obliga a leer la lista entera a poder verla según el contexto el contexto que es bueno pues voy a ver los entrantes voy a ver los primeros platos y voy a ver el poste y con las siguientes acciones pasa lo mismo el primer filtro que tienes que aplicar es el contexto sin duda porque si no estás en el contexto adecuado o sea si no estás en la calle no no tiene sentido ver en contextos recados entonces me gustaría poder imprimir esta lista y yo estoy seguro de que esto lo van a sacar porque su día me comentaron que los informes van a trabajar lo que pasa que pues tendrá un montón de frentes abiertos y van trabajando además en la aplicación vamos a ir haciendo un repaso de los cinco pasos del método gtd y te voy a ir comentando pues cómo se gestionan dentro de fáciles empezamos por el primero capturar sacarlo todo de tu cabeza estoy leyendo directamente de su web de este mini tutorial de fundamentos básicos de la metodología gt de sácalo todo de tu cabeza grande o pequeño importante anecdótico personal o laboral captura todo aquello que pueda representar algo que hacer tener cosas golpeando constantemente en tu cabeza cuando no puedes dedicarte a ellas es una fuente tremenda de estrés además muchas se te olvidarán o no las recordarás correctamente cuando llegue el momento provocando situaciones de crisis que generarán todavía más estrés más razón que un santo bueno pues en fácil zinc ya te digo lo normal es que si no estás en tu despacho capture es con la aplicación móvil con los métodos que ya comenté anteriormente y si estás trabajando en tu ordenador hombre yo suelo tener fácil things abierto en una pestaña de hecho tengo configurado el google chrome de manera que cuando yo le arrancó tengo dos pestañas que se abren inmediatamente una es fácil things y la otra es el buscador de google pero fácil thing se abre ya por defecto porque es mi sistema gtd entonces yo tengo que capturar algo ya tengo un atajo de teclado que es control uno estando en fácil thing se te abre la ventanita de capturar y capturas claro esto es lo bueno de una aplicación gente diana es que sabe que tienes que capturar sin otra aplicación para capturar tienes que ir archivo nuevo captura o tienes que no sé que ya no cumple la función de capturar lo más rápido posible pues fácil tienes está preparado para capturar con la mínima información después está el método en sí que tienes que aprender a capturar bien vale capturar cómo se captura bueno pues con las mínimas palabras que cuando tú después vayas a leer eso que puede ser al cabo unas horas oa lo mejor un día porque lo captura este por la tarde-noche y lo vas a procesar al día siguiente por la mañana lo vas a aclarar que recuerdes bien de qué estabas hablando si le pones pp mejor al día siguiente no te acuerdas que era esto de pepe pues si tú pones pp informe ayuntamiento sanjuán sí que ya eso te recuerde ella es suficiente bien pues con control 1 en fácil things capturas a toda velocidad y además con las otras herramientas que tienes conectadas integradas con fácil fix siguiente paso a aclarar en algún momento del día todo esto que has ido capturando bien en papelitos o ya utilizando esta aplicación pues hay que aclararlo y que es aclarar aclarar que es cada cosa que has capturado y decidir qué vas a hacer con ella es lo que te permite transformar el caos una bandeja de entrada llena de cosas indefinidas por la tranquilidad un conjunto claro de acciones bien organizadas hazlo al menos una vez al día qué es esto debes definir exactamente en qué consiste lo que tienes entre manos una tarea pendiente una idea para un nuevo proyecto una información útil un evento al que existir es el momento dedicar un par de minutos a pensar y escribir qué es esto en realidad dice jose miguel bolívar que no hay nada más sin efectivo que pensar dos veces sobre la misma cosa sabes esta bandeja de entrada que tiene la gente llena de 1000 emails y cada vez que acudes a ella la tienes que chequear entera volviendo al restaurante al menú del restaurante tú imagínate que cada vez tuvieses que revisar esas cartas infinitas del restaurante chino que tienen 327 platos distintos y que cada vez tuvieses que bucear entre esas vistas no tiene sentido gmail así como otras herramientas de medio gmail es la que utilizó gmail te permite archivar los emails no se pierden no se van no se borran simplemente desaparecen de la bandeja de entrada la bandeja de entrada es como el buzón de correos de tu casa a que tú no lo utilizas como almacén a que tu no guardas ahí las cartas los libros los bolígrafos no la bandeja de entrada se vacía por definición y la bandeja entra del email también qué haces con ello lo borras los archivos lo conviertes en algo bien pues tú puedes vaciar la bandeja entrada del email porque recordemos que en gt en tú puedes tener múltiples bandejas de entrada puedes tener whatsapp pues tener emails puedes tener el buzón de correos cada vez pues se usa menos y puedes tener asuntos que te dicen de palabra y que lo capturas tú pues en una libreta bien entonces para mí este paso es fundamental en todos los pasos son fundamentales son cinco pasos todos son muy importantes pero yo creo que el de aclarar marca la diferencia es cómo se no te das y tiene perito en el pecho o no en el experto en gt de según como a claras ya sé cuánto pero en el pecho tienes por qué hay aquí es decidir es decir es entender qué es esa captura y cómo lo transformas esto es importante y nosotros como si fuese como si el cartero en vaciar todas las cartas que se encuentra en el buzón amarillo de estos que hay en la canción que creo que también hay menos cada vez y llega a la central con todas esas cartas y las pusiese más las casillas se imagínate las consecuencias una carta que era para asturias la envía yo que se para estados unidos pues este momento de aclarar junto al siguiente que es organizar vale que muchas veces se mezclan pero van de la mano ser tú primero decides que es 3 el cartero dice que es esto esto es un bocadillo de chorizo alguien metió en el buzón de correos un bocadillo de chorizo venga a la basura pero primero lo define es que es un bocadillo de chorizo y luego lo organizas lo metes en algún sitio en la basura se hace al mismo tiempo pero son dos pasos distintos entonces cuando tú aclarasen fácil things volviendo a la aplicación está muy bien porque tienes que aclarar cómo hay que aclarar de uno en uno fíjate padre arde me decía si puedes iván aunque parezca que va contra el medio ambiente captura en pequeños no hace falta encontrar el medio ambiente coges unas hojas de estas de sucio que están impresas por una cara las troceadas y tienes un paquetito ahí vamos y de vez en cuando capturas de uno en uno porque se capturan mejor de uno en uno que si lo vas haciendo una libreta porque si tú luego vas a aclarar eso el ojito se te va a ir a lo largo de la libreta y vas a ver los distintos ítems y te vas a ir a lo más goloso vas a aclarar las cosas fáciles de aclarar y entonces aclarar tiene que ser comértelo todo el postre el primer plato sé tú cuando coges la lista de cosas capturadas tienes que aclarar la al completo porque si no lo haces al completo la siguiente vez que acudas a esa lista tienes que procesarlo todo y en eso fácil things lo hace perfecto ninguna otra aplicación va a tener integrada este principio de capturar ni mucho menos el principio de aclarar no conozco ninguna otra aplicación que permita capturar y luego aclarar habrá aplicaciones en las aplicaciones que permiten de todo como trelew evernote te permiten añadir cosas no estás lo que quieras pero luego tu captura es como te da la gana no fácil things está pensado para ir mostrándote de una en una y seguir el flujo de gtd y decirte la primera pregunta qué es tengo que hacer algo o no tengo que hacer algo dentro del grupo d no tengo que hacer nada tenemos la papelera tenemos el si esto de aprender a tocar el piano pues sí pero casi que va a ser que lo voy a dejar para más adelante la famosa lista algún día tal vez no hay que hacer nada pero no lo tiras a la basura o anda mira qué bien este prontuario de perfiles de estructuras que me han regalado por navidad es material de referencia ahí va para su estantería correspondiente física o digital o tengo que hacer algo sí vale pues se enviaron whatsapp app no hago ahora mismo en dos minutos o lo delegó esto es algo que tiene que hacer otra persona entonces lo listo pero yo no tengo que perder el control sobre este elemento lo delegó pero a una lista que tengo que revisar a diario para ver cómo llevan estos asuntos o efectivamente lo voy a hacer yo en cuyo caso o lo envío al calendario porque tiene una fecha en concreto o lo puedo hacer desde ya mismo en cuanto esté en el contexto adecuado siguientes acciones entonces este paso de aclarar qué es y qué voy a hacer con ello pues es fundamental y esto nos lleva ya el siguiente paso organizar fácil things te proporciona un sistema completo de listas para organizar todas las cosas abre paréntesis tareas proyectos información acciones futuras contextos eventos contactos cierra paréntesis de todas tus tareas de interés trabajo familia ocio etcétera pon cada cosa en su sitio y fácil things demostrará lo que es relevante en cada momento las listas en gtd son la agenda para los eventos del calendario fíjate que cuando de una formación con pat garde el concepto agente es que aquí el lenguaje es importante sobre todo con el caso de los proyectos pero el caso de agenda se asocia a agenda calendario y paz garde me decía me dan siendo estrictos la agenda también tiene que ver con las personas entonces bueno a veces se puede mezclar agenda de personas lo que tengo que tramitar con mi jefe vale lo que haciendo con mi jefe pero aquí se refiere agenda de calendario bueno están los proyectos los proyectos es cuando tú esa siguiente acción o esa cosa que has aclarado en realidad se trata de un resultado supongamos que tienes que hacer un presupuesto para un cliente un presupuesto de una reforma eso te sientas y aunque te pongas media hora una hora generalmente no lo haces bueno no ser que sea una cosa muy muy simple no y que ya tengas estandarizada vale me piden presupuesto yo que sé de una manpara de ducha como cristancho filas bueno pues si te sientes y los sacas porque ya está estandarizado pero una presupuesto de una reforma seguramente tienes que quedar con el cliente entonces ya tienes que hay que enviarle una solicitud de cita y tendrás que ir a medir en función de las mediciones tendrás que preparar el presupuesto tendrás que pedir presupuesto a otros agentes de la edificación de la construcción el fontanero electricista tendrás que enviárselo al cliente entonces ahí tienes un resultado con un nombre concreto que es enviado al cliente el presupuesto incluso le he puesto un poco de marketing para llevarme el gato al agua este es el tipo de títulos que le gustaba mi profesora y tienes que visualizar el resultado en el título del proyecto para información de gt n bueno pues cuando tú estás aclarando eso que has puesto presupuesto maripily presupuesto maripily lo aclara si organizas donde lo pones ahora no es tan fácil como poner una lista creo que esto es lo que hace digamos la mayoría de la gente cuando organiza presupuesto maripily porque no se hace porque eso no te lo puedes comer no te lo puedes comer de una de una sentada entonces como no está descompuesto en siguientes acciones o el evento es calendario no está procesado no has pensado bien sobre ello qué es lo que significa en realidad y cuando le das un significado te das cuenta de que es un proyecto es un resultado que quieres alcanzar un proyecto en gt de no es un proyecto de arquitectura un proyecto en gente es todo el resultado que puedes conseguir en menos de un año de duración y que para su atención requiere varias más de una siguiente acción como mínimo dos generalmente más y objetivos cuando son más de es más de un año bien pues este proceso fácil things te lo facilita mucho porque porque si tú cuando estás aclarando te das cuenta de que esto es un proyecto tú ya desde hace varias versiones antiguamente tendrías que salir de ese módulo ir a crear el proyecto pero ahora lo creas sobre la marcha esto es fantástico es decir tú tienes hay un buscador para ver que a veces te puede pasar que no tengas ese proyecto ya creado porque hay determinados proyectos un poco subjetivo es decir pero iván hombre como no te vas a recordar si acá está el proyecto el presupuesto de mar y pide sí pero a veces hay proyectos del tipo me siento bien con mi labor de padre en el año 2021 a este tipo de cosas que ya entran dentro más de la imaginación de cómo resolver ciertos problemas en gente de pues a ver estos proyectos se repiten entonces tienes un buscador a no no tengo nada con respecto a mi labor de padre entonces ya no creas ahí lo creas ahí con su área de responsabilidad ahora área de enfoque si quieres la asocia es un objetivo aunque eso ya es ya son palabras mayores y una vez creado el proyecto lo que le cambias el nombre porque en realidad el proyecto maripily y ya está creado como proyecto y eso que habías capturado las claras como una siguiente acción y pones algo como enviar email a maripily pidiéndole una cita para ir a medir man y además lo haces y creo es un elemento la espera maripily me tiene que contestar sobre la cita porque si no nos olvidamos de que le pedimos esto maripily es un poco estamos aquí hablando un poco ya de gtd no pero qué fácil things está preparado para todo esto es una herramienta para los gt listas con mucho pelo en el pecho bien puede ser material de referencia fácil things tiene alojamiento no sé cuántos gigabytes te ofrece para guardar imágenes vídeos textos lo puedes guardar la aplicación yo está es algo que no uso porque estoy muy acostumbrado a usar google drive y como el disco duro lo tengo sincronizado con google drive y además uso google drive en la nube bueno pues ya un poco por tenerlo todo a mano pues como almacenamiento uso google drive pero que sepas que también tienes fácil things decir si tú quieres guardar ahí archivos pdf y tenerlos a mano pues te ofrecen un alojamiento se integra con otros servicios de alojamiento pero tiene su propio alojamiento incorporado lo cual es fantástico incluido en el precio de la suscripción puede ir las siguientes acciones vale entonces tú cuando estás organizando ya le puedes poner un contexto el contexto se hace con etiquetas con el clásico hashtag vale al ponerle el hashtag esa etiqueta ese contexto pero aquí hay que tener cuidado porque como decía al principio cuando te decía que recomendaba empezar con papel y es que si empieces a poner muchas etiquetas más al asunto yo te aconsejo pocas etiquetas sobre todo para siguientes acciones qué pasa que después asignar etiquetas también y esto cuando lo envías a material de referencia pues también te ayuda un poco después es decir al final las etiquetas como todo va por un saco grande que es el material de referencia en almacén tienes varias formas de de digamos organizar ese material una es por áreas de enfoque es decir esto que estoy guardando que es muy interesante para leer si algún día me apetece porque voy voluntariamente yo ayala a mirar esta documentación como el que coge un libro porque le apetece leer o busca una película en netflix es material de referencia puesto ahí puedes incluso filtrar por arias decir esto está en la sección de padres de mi librería esto está en la sección de deporte si tienes una ley de responsabilidad que es tu salud y has encontrado un pdf con ejercicios y lo quieres tener ahí en material de referencia tú lo puedes poner en un área de responsabilidad que sea tu salud y al mismo tiempo le puedes asignar una etiqueta vale para que sea algo transversal a todas las áreas de responsabilidad imagínate qué etiquetas algo como idea de negocio bueno pues en una idea de negocio relacionada con la salud relacionada con ser padre es transversal lo pones le puedes asignar o no a un área de responsabilidad vale este a ver algo que yo creo que también distingue a algete dian o con pelo en el pecho o no o barbilampiño es el tema de un exceso de clasificación esto en general no en el email hacer cien mil carpetas y etiquetas claro yo uso el método que usó con mi ropa interior yo tengo un cajón y ahí me tomo un baló bestia calzoncillos y calcetines el cajón de la ropa interior ahora no los clasificó por colores por longitud de pierna por relleno en el paquete ni nada por el estilo colores de los calcetines no está en el cajón de la ropa interior punto cuando el cierre es en armar el cierre se saca ese cajón gaveta queda todo impecable y un poco pues con el email te aconsejo lo mismo cuando empiezas a etiquetar demasiada demás en gmail que son los inventores de google que cuando le das a buscar cualquier cosa tardas 0.7 segundos en encontrarlo tardas más en etiquetar de largo que en buscar entonces si al final todo lo encuentras fácil buscando para que te molestas en etiquetar con archivarlo ya es más que suficiente porque luego tú puedes filtrar por remitente por él y los que tienen archivo adjunto por los que se recibiste en el mes de enero que fue cuando crees que lo recibiste por los que contenían en el email determinados textos de esa basura entonces aquí con el material de referencias pasa un poco lo mismo pues pones con textos los justitos o por área de responsabilidad o incluso lo metes como material de referencia dentro de un proyecto que eso sí que es interesante cuando tú vas en fácil things a la vista de proyectos pues tú puedes ser un proyecto en concreto y ahí ves es como un submundo en donde ves siguientes acciones pero solo ese proyecto algún día tal vez solo ese proyecto el material de referencia solo de ese proyecto vale asuntos a la espera sobre ese proyecto está muy bien porque te vas a ir al proyecto en cuestión y para terminar con el módulo este de organizar pues en el momento de aclarar y organizar tienes la lista algún día tal vez y siguiendo el consejo de los chicos de optimal up de jose miguel bolívar si crees que es algo que no tiene sentido hacerlo a lo largo de esta próxima semana pero no quieres perder de vista porque es algo que sí que te hace ilusión pero ahora quieres ser realista y no lo quieres tener ahora mismo pues le pone en la etiqueta esta semana no decirlo envías algún día tal vez con la etiqueta esta semana no que eso te vendrá muy bien en el momento de revisar luego lo comentaremos este paso pero fácil viene preparado para para revisar y revisar esto de algún día tal vez de una forma estupenda ya lo verás y pasamos al hábito de revisar reflexionar dice aquí para que tu sistema gtd sea útil y funcional debe revisar tus listas tan a menudo como necesites para confiar en él y sentir que todo está bajo control se trata de un hábito difícil de conseguir fácil fines de ayuda con un asistente diseñado para realizar de manera sencilla una completa revisión semanal la revisión semanal o la revisión diaria efectivamente pues también es es un elemento clave porque como todo sistema se va corrompiendo esto es como los archivadores de papeles en casa los armarios empiezas a guardar a es como en mi caso en el cajón de las herramientas no está todo ordenado pero el día que tienes que colocar cuatro cuadros y luego te coincide con que tienes que armar un mueble ya empiezas a mover las cosas de sitio y si tuviste que unos cuelgas fáciles y el martillo y el momento que tienes y luego esto está hecho un folio voy a ordenarlo bueno pues con la organización pasa igual como con los vehículos o sea todo necesita una revisión para que funcione puede haber sistemas mejores o peores pero sin revisión todos son malos porque dejan de ser fiables y tu cerebro el momento que detecta que se si mucha gente de muchos father things pero esto no lo capturas te tu cerebro no es tonto sabe que tienes cosas ahí que no has incorporado existe y el momento que dejes de trabajar en el sistema pues el cerebro t gwynn menudo cantamañanas estás hecho sí sí sí déjame que te esté dando la tabarra mentalmente y llamando tu atención con estos recordatorios llama a tu madre llamado el presupuesto de antonio el presupuesto tanto llegar al cerebro está ahí machacando te y tú claro no le puedes decir nada te tienes que tragar todas sus críticas porque tiene razón no no estás usando bien el sistema no lo está revisando entonces tenemos por un lado cada día pues oye yo te yo te recomiendo que al principio pues te apoyes en los check list pongas incluso alarmas en el móvil un par de tres veces al día hoy estás aclarando estás capturando ponte lo fácil ponte lo fácil y ayude porque no hay ningún hábito que desde un principio salga automático ni hacer deporte o sea todos hay que forzarlos los hábitos malos y que vienen solos sin necesidad arma el tabaco el alcohol todas esas cosas vale bueno pues todo este tipo de cosas negativas vienen solas pero los positivos sobre todo cuando ya tenemos una edad hay que ayudarles a incorporarlas yo utilizo mucho los checklist porque todos los días lo reviso y todos los días digo ah mira tengo que hacer estas flexiones que me he propuesto a mi lado y no he hecho ejercicio hoy no he revisado amistades siguientes acciones lo sigo anotando me esfuerzo a hacerlo me esfuerzo a aclarar porque si no puedes tender a ir dejándolo entonces no le eches la culpa gente de sino revisas el sistema o sea el sistema funciona muy bien al día revisas por supuesto el calendario no solo para ver los eventos del día de hoy lógicamente sino los que tienes pues a una semana vista a 15 días depende del tipo de trabajo y la antelación con la que tengas que acometer tu vida laboral sabes si tú te dedicas a hacer proyectos que llevan varias semanas de trabajo pues lógicamente tendrás que revisar el calendario en donde puedes tener fechas informativas tal día me comprometí a tener este presupuesto terminado con este cliente y bueno si ese presupuesto ya sabes que te va a llevar dos o tres semanas porque además vas a depender de terceras personas tú tienes que ir viendo esos compromisos a largo plazo porque a lo mejor en el día de hoy tenías que estar haciendo algo una siguiente acción relacionada con ese evento del calendario pues todos los días hay que mirar el calendario y otro hábito muy importante es chequear los contextos que esto es difícil a veces la primera mañana y está entre ordenadores más o menos fácil pero una vez que sales de ahí y que tienes siguientes acciones en el contexto casa o en el contexto recados ahí hay que inventar hay que analizar un poco en qué momentos sueles estar en la calle y jugar yo yo probaría jugar con alarmas del móvil cosas que te vayan un poco llamando la atención recordatorios de que tienes que revisar el contexto tiene mucho que ver la imaginación con todo esto el ser consciente también fíjate que yo la primera vez que oí hablar de el mindfulness fue en el blog de fácil things y me llamó la atención y está muy relacionado porque el mindfulness tiene que ver con la atención plena y claro si tú estás todo el día y en piloto automático en tus pensamientos sales de casa vas al colegio vuelves por la frutería y vas haciendo todo a lo mejor has pasado por delante con el coche de una librería porque tenía que comprar un paquete de folios y si tú estás un poco más atento y de repente te paras a reflexionar y dices a ver dónde estoy estoy aquí que tengo que hacer ahora vale tengo que ir a la frutería algo más y mira es la aplicación no solo para mirar el whatsapp sino para chequear los siguientes los contextos en los que te encuentras pues para eso hace falta salir del piloto automático por eso agradezco ese artículo de hace bastantes años sobre mindfulness en el blog porque gracias a eso no conocía y después el podcast de lo diré el de mindfulness que había que ahora se llama de otra manera bueno pero no me quemé si no me empiezo a hablar de los temas y nos desviamos y luego viene la revisión semanal claro que es la diaria por supuesto que tengo que hacer pero la semanal te ayuda a revisar los proyectos entonces como dicen aquí en la página web fácil things viene preparado para hacer la revisión semanal con una guía que te va primero aclarando lo que te captura aquello que tengas en la mente porque muchas veces llegas a la revisión semana y la haces el viernes en sábado el domingo y tienes algún papel en el bolso y es un buen momento para capturar para aclarar puedes dejar y posponer lo de aclarar si quieres para después de la revisión semanal este es un truco que me explico para sacarte por sexto al principio puede que tiendas a capturar mucho aclarar poco y llega es la revisión semanal con 40 cosas para aclarar y al final te pierdes lo importante la revisión semanal que no es aclarar es por supuesto importante pero es más importante revisar los proyectos que todos los proyectos tengan su siguiente acción y que tengan una siguiente acción disponible entonces ojito con esto vale truco ninja ojo porque a ver la revisión semanal te podría saltar el aclarar porque para aclarar tienes todos los días pero la revisión semanal solamente una vez a la semana por supuesto puedes hacerlo más o menos pero una vez a la semana está muy bien y entonces pues fácil si usted va guiando incluso te muestra eventos del calendario que has hecho porque a lo mejor has tenido una reunión con alguien lo tachas te en fácil things como evento completado pero ahí había un desencadenante porque a partir de esa reunión quedasteis en que tú entres le tenías que enviar un documento o un email o un listado de precios pero te olvidaste entonces fácil tienes te recuerda oye mira estas semanas tenido estos eventos y los ves ya anda que tuve una reunión anda que queden enviarle un presupuesto esto lo puedes capturar porque tienes la tasa teclado control 1 clan capturas mientras que está revisando está muy bien esto no lo vas a encontrar en ninguna otra aplicación en esto de capturar de aclarar y mucho menos cómo se tramita la revisión semanal intenta hacer una revisión semanal tú con cualquier otra encontré lo con beber no no se puede no sé si es todo son inventos y aquí es perfecta entonces vas viendo también la lista de interacciones vas viendo si está un poco sobresaturado el sistema cuáles puedes empezar a enviar algún día tal vez cuáles han dejado de ser importantes para ti y ya no tiene sentido dedicarle pues las semillas a la papelera o la semillas algún día tal vez y muy importante el tema de los proyectos entonces tienes ahí 30 proyectos en marcha y fácil things ya te muestra cuáles no tiene una siguiente acción preparada esto es fantástico porque yo cuando di la formación con parquear de bueno o sea todas las semanas en que regresan los proyectos pero oye lo que hay que intentar ser rápido con la revisión semana y eso de echarse de dos horas con agresión semanal como que no porque si no empieza a ser una tarea demasiado que consume demasiada energía y atención entonces me decía oye pues fácil things te deja en un poco al grano y a mí pues me ha servido mucho ver esos proyectos con el signo de admiración que tiene y aquí hay una siguiente acción por lo tanto si un proyecto si una siguiente acción es un proyecto que esa semana no va a avanzar en absoluto es probable que no hagas todas las ni la mitad de las interacciones que te propongas porque somos así somos demasiado optimistas y tendemos a comprometernos demasiado pero por supuesto si no tiene ninguna interacción no va a estar en tu radar del siguiente acciones y no vas a avanzar porque cuando tenemos 50 siguientes acciones encima de la mesa aunque están organizadas por contexto son muchas y si ya ves muchas ya no te vas a molestar en decir ah mira tendrían una sensación en este otro proyecto porque entonces no estás confiando en tu sistema aquí el truco de esta revisión semanal es dejarlo todo preparado para que si tú no te hubieses ninguna captura más tú pudieses dedicarte a hacer todo eso que te has propuesto por supuesto van a surgir cosas vas a tener que capturar vas a tener que aclarar vas a tener que renegociar asuntos y va a cambiar tu punto de vista pero bueno ya empieza la semana con una base si repente se acaba se te confías en en casa ya no te enviasen más llamadas nit hiciesen más encargos pues tú tendrías ahí el material que te interesa hace las siguientes acciones tienen que ver con con trabajar de la triple naturaleza del trabajo y te has propuesto hacer tenemos el trabajo que nos llega sobre la marcha el trabajo que te has propuesto hacer y que está alineado con tus proyectos con tus objetivos tu visión y tu propósito y luego está este trabajo sobre organizar tu trabajo qué consiste en capturar aclarar la revisión semanal que es importantísimo pero yo lo llamo el trabajo verde el trabajo verde se esté de trabajar sobre el trabajo y decidir qué vas a hacer forma parte del trabajo verde y ejecutar en sí que es el siguiente paso es el trabajo azul para mí es con el que estás tú alineado y el otro para mí es como un trabajo rojo tirando a naranja naranja tirando a rojo son temas calientes que debemos dejar enfriar hay que procesarlos estas falsas urgencias que que nos transfieren pero bueno me estoy escapando a través de la aplicación en si lo que quiero hacer es hincapié en que el paso de reflexionar tan importante a diario y semanal fácil things es idóneo para eso no vas a encontrar otra cosa igual y ya por último llegamos al paso de ejecutar actuar dice fácil things la finalidad de fácil sings es ayudarte a decidir con confianza qué hacer y qué no hacer en cada momento de modo que avances eficazmente hacia tus objetivos y te sientas positivamente involucrado con tu mundo y que es así vamos a ver si tú haces bien el trabajo cuando tú te pones delante de tu sistema en tu despacho y - a tu sistema que puedes hacer en función del contexto del tiempo disponible incluso de tu energía por este orden da igual un poco qué es lo que hagas vale dice no no pero que como aunque da igual si mañana tienes que presentar un presupuesto bueno entonces tendría que estar en el calendario un aviso que te informa ya lo habrías revisado como decíamos en el punto anterior y por supuesto ya tu mente estaría informada para ver las siguientes acciones sabiendo que mañana tienes que presentar ese presupuesto a ver lavarse los dientes no está en gt de ni ni conducir los hábitos no están en gt de los hábitos los tienes que poner tú gt de lo que te ayuda si tú revisas es a estar informado y luego dejar que tu intuición que funciona de maravilla bien informada decida qué hacer de acuerdo entonces si tú cumples esta revisión has visto el calendario utilizas el truco de la comanda que explica uno de mis cursos de la academia y después de ver el menú del día decides qué plato comer y estás informado de que ayer el comité pollo y de que hoy vas a tener ejercicio por la tarde que entonces de dos casos disponibles el que más energía te va a dar es este eso lo ha revisado por cuando vas a elegir un plato decides con conocimiento de causa vale entonces que te dé aquí pues está en un poco da igual pagar de media pues da igual lo que más te apetezca porque si está en las siguientes acciones es porque procede de una revisión semanal vale bueno puedes decidir por supuesto en tres grupos y en tres acciones una vez que estás en el contexto contexto ordenador por ejemplo y contexto duración de tiempo disponible pues oye de estas que te quedan por hacer cuáles crees que ahora te van a producir mayor satisfacción o van a ser mejores para tu negocio para tener un impacto mejor en en tu vida todas ellas lo tendrán pero bueno pues pues un poco ya entre la parte subjetiva para decidirte dentro de este grupo de platos saludables pues yo con almendras potaje de lentejas de por cuanta apetece más vas a comer sano de todo lo que has descartado de este filtro pues lo mejor son los pasteles que ya no están ni siquiera en tu lista de siguientes acciones los pasteles son es cuando te envían un waza wood te envía un email pidiéndote algo urgente un presupuesto urgente para mañana y no es urgente vale estos son los pasteles que hay que intentar evitar y bueno hasta aquí este este audio dedicado fácil things la verdad que doy gracias al equipo de fácil tienes por haber creado esta aplicación que nos ayuda a los que intentamos incorporar gente de nuestra vida pues yo ya llevo unos cuantos años como fácil things muy contento voy viendo todos los progresos y por supuesto la formación ayuda mucho que no soy el mismo antes de hacer el curso con pagar de youtube tienes alguna vez la oportunidad de formarse con los mejores no la desaproveché es decir si a ti te importará la organización y yo creo que es algo que siempre usa la organización es como la formación nunca sobra es saber cómo organizar la jornada del día en que prestar atención saber trabajar es importantísimo es que eso no tiene precio pues si tienes la ocasión te lo recomiendo mucho si además tiene esa bien y formarte mi academia pues yo además de asuntos como presto revit tema de páginas web que estoy deseando un poco las herramientas que utilizamos los profesionales de la arquitectura y construcción herramientas muy específicas pero también te doy temas de marketing con la página web para traer buenos clientes está todo relacionado porque si al final tu propósito es trabajar con buenos clientes porque vas a estar más feliz te van a pagar mejor van a hablar más de ti pues la web te puede ayudar para esto porque la web sirve para filtrar el acuerdo si tú pones ahí no se te ocurra escribirme si me vas a pagar con un pagaré pues vas a rechazar a muchos pero los que estén de acuerdo en en tu filosofía de empresa de negocio de construcción arquitectura pues van a estar conforme con ese mensaje que tú tienes ahí y entonces esto lo hace muy bien la web porque evita el enfrentamiento cara a cara y la web es un buen filtro me vendrán pocos clientes a través de la web pero los que me vienen son alineados con mi propósito en fácil things puedes trabajar la parte de perspectiva pero ya te digo estos son palabras mayores que te dianas yo te recomiendo olvidarte un poco así que como resumen de la formación gtd de hecho esto lo dan en un nivel avanzado y yo lo traté de compás pero no es necesario saber tu propósito en la vida para empezar a implementar gtd y hay mucha gente que empieza en fácil things definiendo el propósito y claro hay se quedan en blanco porque es algo realmente difícil lo cual dice este ejercicio con paz car de oye pues llevo su tiempo y ella lo hace muy bien porque es coach y te ayuda a sacar estos conceptos pero yo es que ni me atrevo a plantear los en la academia o sea se me escapa todo esto que te he comentado aquí por encima lo desarrollo a mi forma de verlo en la academia con vídeos incluso tengo un curso de fácil things e incluso ayudó a los alumnos a aclarar porque son temas un poco más básicos y todos los veo veo que pues oye digamos que son errores como muy básicos ahora definir tu propósito tu visión italia se me escapa porque incluso yo no lo tengo ahora ni definidos ni objetivos ni ni la visión no me hace falta vale lo llevo en paralelo entonces también te lo comento que si vas a fácil things no es necesario que empecé escribiendo tu misión o tu propósito no hace falta y perder mucho tiempo mejor dedicar el tiempo a capturar aclarar hacer esto sin pensar mucho no sea automático vale más que esté todo alineado esto perfectamente mira cariño estoy haciendo esta siguiente acción porque está alineado con este proyecto que a su vez con este objetivo y además con este propósito no es necesario incluso las series de responsabilidad al final entonces una buena revisión semanal y estás atento lo que decíamos de mindfulness y eres consciente un poco de tus sentimientos dónde crees que estás flojeando y tal lo otro marc es es un poco secundario bueno pues yo agradezco an fácil sings que tengan esta aplicación que la sigan desarrollando de esta manera tan chula y que no puedo hacer otra cosa que recomendarte las y vegetariano importante pelo en el pecho aunque seas mujer esta aplicación es la mejor del mundo bueno pues nos escuchamos en el próximos podcast