Firma electrónica de 9000 documentos en la 4ª azulejera de Europa con send2sign

mi puesto responsable de la empresa actualmente es director de informática director de tejer horas de información de aquí del grupo s tn el grupo de stn fabricamos azulejo azulejo de suelo y revestimiento digamos que somos el número cuatro en europa el número 10 a nivel mundial en torno a 1000 empleados una facturación amplios de 400 millones de euros somos un grupo en el que ahora mismo estamos inmersos en una digitalización y una modernización tecnológica bastante fuerte que estábamos evaluando un software de nómina en un amplio abanico que hay en el mercado y uno de los que analizamos era hipertensión del grupo castilla y curiosamente cuando habíamos formalizado ya nuestro acuerdo de compra el grupo castilla me mandó un correo con un link para firmar un documento en la nube de alguna forma entonces me llamó mucho la atención esa operativa me parecio comodísima porque yo pregunté enseguida si aquella firma tenía una validez jurídica y tenía el peso y entonces me confirmaron que efectivamente a través de una serie de algoritmos de posición un teléfono móvil porque te llega un mensajito y no sé qué es totalmente válida y entonces pensé aquí en un grupo s tn además de tener muchísimos vendedores tenemos muchísimos representantes en todo el mundo más de 120 países y entonces se produce como es lógico mucha firma de forma manual y en papel de documentación y con el consiguiente gasto en envío por mensajero en envío en sobre es abu dhabi en fin y sobre todo la lentitud de la gestión detrás casting más verdad entonces bueno me empecé a interesar por este sistema y terminé hablando con estos señores de sangre de qualitat entonces en principio hicimos un pequeño piloto vale empezamos a probar primero con la firma remota vale con solo con un usuario y nos dimos cuenta que todas las gestiones con nuestros clientes porque nosotros grupos que tiene tenemos clientes de muchos tipos no tenemos clientes más pequeños más grandes como todas las empresas nosotros en las plataformas comerciales muy grandes como leroy merlin lose están seguidos entonces el tema de la firma de tarifas el tema de atar y de firmar de muchas índoles tenía que ser algo muy ágil y sobre todo el que firma que a fin de cuentas no puede estar todo el día venga a firmar documentos en papel no para él tenía que ser algo cómodo y fácil de llevar la opción de la firma en el dispositivo lo que es la firma con el lápiz digital nos pareció comodísimo entonces nuestro director general nosotros los directores tenemos la opción llegado un momento del día en el que puedes hacerlo estás tranquilo puedes evaluar lo que estás firmando abrimos esta aplicación tenemos ahí en cola una serie de documentos que de uno en uno vamos firmando y además todo esto pues es una documentación que se queda perfectamente ordenada en la nube en cuanto yo firmo le llega la copia a esa persona que ha de firmar como yo en cuanto esa persona firma automáticamente ambos recibimos una copia de ese documento y además todo esto es casi inmediato o sea es casi inmediato no te digo inmediatamente a inmediato pero casi y además tiene un peso jurídico cosa que quizá incluso con un documento de lo que se firma con bolígrafo no puño y letra' no tiene tanta validez jurídica entonces no se ha permitido que varios usuarios a la vez del departamento de administración del departamento financiero puedan gestionar las miles de firmas que realizamos todos los días y que para nosotros es súper importante a la hora de revisar los procedimientos y los compromisos en ambas direcciones entre cliente y proveedor primero empezamos con un solo usuario no queremos entender por qué el tema de la firma hay que entenderla bien no es un concepto nuevo es un concepto innovador pero hay que tener muy claro cuál es la base entonces empezamos con una serie de de representantes más cercanos verdad que galicia valencia y les dijimos les comunicamos que a partir de aquel momento ellos iban a recibir un correo con la documentación a firmar será la base y un usuario se le dio una formación adecuada para que subiera ese pdf a la zona de firma añadiera el firmante y le dirá enviar es un proceso súper sencillo y no tiene mayores es muy rápido pues cuando vimos que con tres o cuatro representantes y durante un par de semanas aquello fluía el usuario había comprendido perfectamente el funcionamiento y el firmante tenía claro que tenía que firmar todos los días antes de irse a casa una serie de documentos pues un poco a poco empezamos y cuando mes a mes mes a mes y vamos pidiendo más usuarios vamos utilizando los usuarios que habíamos contratado porque en esta modalidad con qualitas tenemos x miles de documentos no entonces con ese tipo de licencia no podríamos de alguna forma pues vamos firmando cuando vimos que aquello funcionaba bastante bien y que podíamos hacer en todo momento a cualquier firma pues ya lanzamos todo el grupo la verdad quedamos en casi un año firmando en torno a 50 60 documentos diarios por cada empresa somos un de 8 empresas y la verdad es que muy bien incluso hasta los bancos que son bastante reacios esto lo va extendiendo no primero venga representantes hombre porque no usamos esto también no para las remesas porque no vamos es sin quererlo vas añadiendo no afirme en a clientes a proveedores incluso hasta los bancos que me mandan esto y no no perdona esto tiene una validez jurídica más te mando el certificado de este documento de que tiene esa validez jurídica y ellos mismos alucinaron y lo analizaron y nos llamaron después aceptamos un pulpo como animal de compañía entonces quedó no se gusta no hay gente que le cuesta más que tiene que tomarse su tiempo para para analizarlo pero la cuestión es que nos funciona bastante bien es cierto que en algunos momentos si me preguntan que por qué no se pueden marcar 25 documentos a la vez y firmar con unos con una sola firma 25 documentos a la vez pero tenemos claro que la firma digital es la firma digital tiene que ser el documento por documento previo aceptar que se ha leído quizá esa es la parte más complicada de explicarle a los a los jefes o sea que no se trata y de marcar 25 firmar y hasta que es un procedimiento serio es un procedimiento bastante solidificado entonces no no vale hacer firmas masivas y tanto después en ese sentido es la única la única pega no por llamar alguna forma que no es ninguna pega pero que nos ha costado un poco convencer al jefe de que no podemos hacer firmas masivas sino que de uno en uno y aceptando que lo hemos leído hemos firmado nueve mil documentos en esos nueve mil documentos que hemos firmado sobre todo sobre todo hay contratos vale vinculantes con nuestros representantes comerciales eso ocupará el 80% de los documentos contratos de compras importantes de activos vale con nuestros proveedores habrá un 10% y el resto de ese otro 10% que nos queda hasta el 10% son documentos por transacciones electrónicas con banca s tn tiene comerciales propio vale pero obviamente en aquellos puntos del mundo incluso de españa trabajamos con representantes no solo nos representan a nosotros si no puedes representar a otras empresas del sector que no son competencia obviamente pero nos representan entonces con esas personas tenemos que estar establecer un vínculo vale un vínculo contractual por el cual tiene que cumplir unas condiciones vale todas las condiciones quedan plasmadas un documento que se firma digitalmente es un documento general que se firma una vez al año con cada representante pero en este mundo del representante hay mucha rotación no es posible que en provincias nos estemos siempre con el mismo representante pero es cierto que en otros países o provincias nuestro representante puede cambiar por diferentes razones nuestras de él vale entonces se producen estos estos cambios de contrato continuos vale que se guardan en la gestión documental para futuras futuras tres electrones acciones de si firman los porcentajes de compras los objetivos presupuesto que tiene que cumplir en fin como un comercial más pero externo es un contrato y un contrato que puede tener cuánto cuántas páginas puede tener un caso menos cuatro o cinco páginas y cuántos cuantos representantes tenéis me ha dicho a la mente tenemos casi 500 representantes más todo lo que se gestiona con proveedores o sea claro cuando hay una firma por ejemplo de una tarifa sobre un tipo de producto en una situación concreta vale eso también se firma en forma electrónica no es tan importante porque quizás hemos extendido a todo por la comodidad a veces pienso que deberíamos usarlos realmente para cosas importantes pero es tan cómodo al final te olvidas no y estás todo el día firmando con esto ya tenemos dos personas solo dedicadas a eso todos los días se pueden estar firmando en torno a 30 40 contratos con documentos mejor dicho esos nueve mil ha sido casi en un año digamos sí sí ya han sido muchísimos esos son muchos documentos y mucho papel que no imprimimos claro y muchos mucho mucho tiempo que hemos ahorrado en el va y viene de sobres y mucho dinero y mensajería si los beneficios fundamentalmente el tiempo es tiempo tiempo y cierto material también y por su pelo aunque también es importante con los tiempos que corren yo creo que todas estas cosas que tenemos muy en cuenta porque esto activa los que se pierden que no llegan contactos que no sabemos nunca dónde están porque hay me la manda pero eso no lo guardado al final todo esto es electrónico queda registrado en la nube perfectamente ordenado y a la hora de revisar cualquier documento pues es muy fácil no sólo te ofrecen el servicio sino toda la acumulación de toda esa documentación la nube que esos son megas y megas o gigas y gigas vale todos los años de un montón de documentación y esa documentación ahora mismo la mantenéis en tussam en utilizáis un sistema de gestión documental diferente y estamos en ello la verdad es que ahora mismo estamos en un momento como te decía al principio de cambio estamos implantando un nuevo rpp estamos implantando una nueva sistemática de trabajo modernizándonos porque un poco la empresa estaba con un programa hecho a medida y que se había quedado corto pero obviamente el futuro nos lleva a que cada contrato de eso se baje al crm se guarda en la ficha de el que corresponda y cada año se mantengan las versiones con las mismas renovadas por supuesto y que claro si sigue de apoyo tendrá una nube porque siempre va a estar en los dos lados es decir no no te quita el que lo tengas en la nube que no te lo puedas descargar y tenerlo en tu sistema qué tipo de firmas son las que utilizáis lara porque se puede utilizar la centralizada la remota y la biométrica digamos la biométrica y la y la remota es la que más usamos utilizáis la que la que es necesaria cada momento la que más la biométrica sin duda porque es la más cómoda porque al final la biométrica tú tienes un aplicativo instalado en tu ordenador en tu tablet itablet y entonces pues no tienes que estar preocupado de los correos que te llegan para que firmes o dejes de firmar sino que llega un momento de la tarde que ya te vas a ir a casa y abres esa aplicación tiene 67 documentos 10 documentos pendientes de firma le vas dando los vas firmando tranquilamente y te vas tú tienes la capacidad de gestionar cuando firmas sin embargo la remota pues está supeditada ese correo que te llega que no se te olvide que no se quede como leído ya no me acuerdo lo que darle un link de que tener conexión a internet en fin ese es otro estilo la biométrica para mí es la más práctica sin duda deben tener además las personas que tienen firma de peso la biométrica es la que más se utiliza es sí sí sí sin duda eso se hace en el tablet en el tablet o en él si eso se hace en la tablet tenemos un lapicero electrónico pero lo más parecido a un firmar un papel es que es clavado la diferencia es que no existe ese papel y la diferencia es que además cuando tú mandas ese contrato se generan los documentos el contrato en sí firmado y un certificado de validez jurídica es un certificado que informa de que esa persona en ese dispositivo en ese momento y en esa posición geográfica ha hecho firma de ese documento que ambos documentos son muy importantes nunca se usa el segundo porque nunca pasa nada vale pero si un día de pasar tienes una validez jurídica en un documento cosa que de la otra forma no tienes vamos a entrar ahí porque efectivamente yo creo que otros colegas por así decirlo otras empresas que estén pensando en implantar una solución de este tipo ese puede ser un poco la barrera en la que ha dicho uno de los bancos que eso lo hablaremos porque tema de los bancos también me interesa mucho si esa validez jurídica como como como te convencieron o cómo te has convencido al final por ejemplo tu equipo legal su equipo legal tuvo que certificar eso él la verdad es que funciona miento y soy sincero en si te soy sincero el equipo legal en nuestra persona nuestro director jurídico lo reviso e incluso hizo sus consultas y efectivamente nos comentó que sí que tenía una validez legal o importante de peso especialmente la biométrica pero y que que fuéramos para adelante y fue sencillo nosotros somos bastante prácticos para esas cosas y hay un momento de evidencias en cada firma que se ocupe en cada firma y un documento de vídeo es realmente espectacular ese documento si es un documento evidencia que queda vinculado con el documento original entonces mañana me dice no sé no pasa no pero mañana nos dice nuestro representante que él no tiene ningún tipo de vínculo jurídico con nosotros porque ese documento no lo ha firmado él es quien más quiera el documento sacar la firma sacar el documento que indica donde se ha firmado y qué teléfono la va porque no sé si tú conoces daniel cómo funciona esto no la biométrica está claro tú firmas con el lapicero era la otra persona le llega un sms a su teléfono un teléfono que previamente antes lo has tenido que informar a la aplicación vale le llega un sms con una clave pues le llega primero un correo le indica que tiene que firmar un documento esta persona le da al link en el correo cuando llega el documento le dice ahora te va a llegar un sms indica me que el código te llega por sms mismo que hacen los bancos con las transferencias pues enseguida le llega más el súper rápido le llega enseguida el sms al móvil 1457 esa persona mete en la validación de firma digital 1457 y ya le deja firmar al entonces en cuanto afirma le da a aceptar ese documento ya queda firmado y llega una copia a las dos partes y en nuestra parte se queda un documento de validez jurídica por lo tanto si se representante a futuro nos dice que no tiene ningún vínculo jurídico nosotros es fácilmente rebatible es como si sacara el papel del documento firmado el papel es más con una o un certificado de que este señor en esa posición y con ese teléfono ha firmado el documento porque sabes que esa firma no es mía no no mira aquí sale que te llegó el mensaje al teléfono que valida hazte el código que es tu teléfono y que además tu posición geográfica era en este momento que estabas en francia así es biométrica están todos los parámetros biométricos de la fire biométricos y firma biométricamente pero si firma con el dedito por ejemplo la firma biométrica es solamente en el caso de que firme con la aplicativo de la firma digital vale con el boli pero si firmas en el móvil con el dedito que puedes poner cualquier garabato cualquier garabato es válido los representantes y hermanas y los representantes firman así muchísimos todos para ser exactos afirman que ninguno que firme con biométrico esa es la remota cuál es la remota o las remotas islas de más remota así es [Música] de hecho nosotros como te decía antes estamos implantando de in the mix 365 es una red de microsoft bastante grande y sí que hemos solicitado a qualitas que en muchos casos en vídeo dentro del erp queremos la firma digital porque nos parece tremendamente práctica para por ejemplo procesos de pago de proveedores por ejemplo para liberar facturas o entrega de documentos a empleados o de muchísimas cosas albaranes por ejemplo entrega de mercancías [Música] de todo sea sobre todo para firmar pedidos vale a la hora de generar pedidos a proveedores la última firma que sea una firma biométrica bueno cuéntame el tema de los bancos porque el hecho de que los bancos haya bancos españoles digamos en la unión europea hayan admitido que firmen las remesas con firma digital es muy significativo que da otro tipo de documentos y cuáles fueron un poco la impresión del oro de los bancos que me estaba contando los bancos fueron muy reacios desde el principio de todo se ha dicho y no les gustó mucho la idea la verdad es que la primera vez que claro que no tiene mucho sentido no o sea nosotros por razones que no vienen a cuento llamamos al banco porque queremos realizar una transferencia por ejemplo y el banco nos ha mandado un documento para que sea firmado y eso es válido un garabato que dice que ha sido la persona tal que tiene poderes para hacer esa transferencia y eso es válido cuando nosotros levantamos la firma digital en principio nos dijeron que no y que es esto no no no mira esto es un procedimiento para hablar y le explicamos las cosas espera espera esto lo tenemos que hablar con que no tengamos que hablar de nuestro departamento jurídico ya sabemos cómo son los bancos de especiales y yo dije no me va a aceptar ni uno lo pensé p y cuál mi sorpresa que al final de mi estadio me dijo que algunos bancos algunos bancos la habían aceptado es más nos preguntaron cómo funciona el sistema y de dónde había venido jaja sí de hecho me llamó y me llamó un cliente muy importante un cliente que nos vende multitud de herramientas y de todo tipo de cosas de estas de obras en españa es una plataforma grande a ver cómo se hacía eso y cómo como de dónde había salido justo porque a mí me había pasado lo mismo una amiga un grupo castilla cuando el sistema muchísimo la atención entonces es una especie de correveidile no de un salto de boca en boca entonces pues es muy práctico es muy práctico yo creo que es el futuro bueno vamos a ir terminando dime al banco por ejemplo que le envía las remesas qué tipo de banco para banco firmado pues mira no yo no sé contable yo soy informático no te puedo decir con exactitud cuántos documentos mandamos pero bastantes pero sobre todo son remesas y autorizaciones personales de movimiento de fondos entre diferentes cuentas vale para lo que sea porque los propietarios no ejercen estos movimientos si no lo hacen personas apoderadas pero aunque sean a personas con poderes para hacerlo necesitan la firma del nominal de la cuenta entonces todos los movimientos de dinero entre cuentas para el pago de proveedores pago de nómina a todas estas cosas se gestiona con esto con algunos bancos sobre todo lo importante según nuestro principal se puede y el que no pueda negocio bueno no hemos llegado a eso la verdad es que le dijimos a alguno que por favor adicionan todo lo posible pero pero bueno hay unos mejores y otros peores pero ellos se lo pierden porque para ellos es mucho más práctico desde luego bueno cuéntame un poquito en este próximo año de 2020 como vamos a evolucionar lo de dinamics que me parece súper interesante también decir vamos a hablar de firma de procesos más que de documentos sería este caso procesos de documentos también dinámico ley de lo que pensáis hacer como lo pensáis crecer o qué novedades queréis implantar en esta parte de la firma mira a ver si soy capaz de explicarte lo no por ejemplo con nuestro programa de nómina cuando el departamento de recursos humanos imagínate a danielle se pone en contacto contigo y te entrega un dinero a cuenta vale tú tienes que firmar un recibí no pues tú en el mismo ordenador vale ya sea con el ratón o ya sea si tienes una tablet con boli digital puedes firmar ese recibí vale y entonces se queda un documento realmente firmado vale y eso está como integrado en la aplicación de recursos humanos por ejemplo si te llama recursos humanos y te da un documento informativo por el cual aceptas que no puedes fumar dentro de nuestras instalaciones que tu obligación es fumar fuera de nuestras relaciones y qué el no respetar esa ley puede conllevar a un expediente que tú te des por enterado merece una firma no o sea es un ejemplo un poco real real es tu firmas vas allí en el delante desde recursos humanos en la pantalla firmas o te vas a tu ordenador te lo piensas y firmas o no pues un poco ese sistema de firma que ya tiene integrado este este juego del grupo castilla es lo que queremos integrar con dynamics 365 no es decir al igual que lo llevamos al mundo de la gestión de personas a la gestión de procedimientos humanos queremos llevarlo para la gestión de muchas cosas que entendemos que una firma es mucho más práctica como cual toda la parte comercial lo que llamamos el customer relationship management crm por ejemplo cuando un comercial llega a un acuerdo con un con un cliente o nosotros llegamos a un acuerdo con un representante yo ya no tengo que ir al software de de de quálitas sino que en el mismo rp y hoy afirmó le doy a enviar y queremos que el propio represiones envió sin entrar al programa de interno mi hermano que quede dentro de la rep eso es nuestro nuestro próximo paso y yo sé que para eso necesitaremos contar con qualitas para su equipo de desarrollo integración