#57 Crear Organigrama en Excel

#57 Crear Organigrama en Excel

sí buenos días a todos de nuevo bienvenidos a este canal donde intentamos mediante vídeos cortos pues ofrecer los determinados trucos o tips de excel y de power by para que dedicando poquitos minutos pues aprendéis más cositas de excel y de por vida y que también es una herramienta que va a tener un gran despegue yo creo que en los próximos años bueno ya lo está teniendo y os animo a que veáis algún vídeo si no conocéis la herramienta que veis algún vídeo power by bueno en esta ocasión lo que vamos a hacer es utilizar excel para crear un organigrama excel estamos acostumbrados a que lo utilicemos para cálculos es una mega calculadora que realmente es así pero también tiene una serie de complementos y de utilidades que nos pueden ser muy útiles y que nos puede ayudar a darle elegancia y profesionalidad a nuestros informes con y además son bastante fáciles de utilizar entonces imaginemos que queremos crear un organigrama si nosotros queremos crear un organigrama en excel diario una pestaña en blanco aquí si queremos crear un holograma de excel a una vela desecho normalmente lo más seguro es que hayáis utilizado la opción de smart art en smart art hay una serie de formas predefinidas que nos pueden ayudar para crear presentaciones y para representar gráficamente determinados datos y demás entonces aquí tenemos a la izquierda diferentes tipologías y si habéis querido crear un libro más seguramente hayáis elegido la opción de jerarquía dentro de la acción de jerarquía hay diferentes tipos si por ejemplo yo elijo estaba aquí y le digo a aceptar donde pues me inserta aquí la imagen hacer un poquito más grande vista y entonces aquí empezaría a escribir si yo por ejemplo quiero crear un organigrama pues diría feo que sería el que está al frente del todo después me bajó a la siguiente la siguiente sería por ejemplo director de administración a la misma altura el director administración estaría el director comercial dentro de administración tendría un jefe de contabilidad y dentro de administración tendría un jefe de tesorería y dentro del departamento comercial tendría un jefe comercial el sur por ejemplo para la región sur y tendría un jefe comercial para la región norte por ejemplo se descuenta veis cómo se va desagregando y montando el organigrama así dentro de contabilidad quiero incluir contables bueno pues gente la idea pues mira dentro del departamento del área de contabilidad tendría dos contables y dentro por ejemplo draga de tesorería pues tendría dos auxiliares de tesorería como sería de tesorería 1 y auxiliar de tesorería y dentro del departamento comercial por ejemplo tendría pues dos comerciales que dependían de cada jefe no comercial uno comercial dos y aquí en el área norte pues lo mismo estaría el comercial y comercial 4 y una vez que yo lo tengo creado yo lo puedo cambiar un poquito la configuración el diseño nos iríamos aquí diseño de smart card aquí va a aparecer una serie de opciones por ejemplo si yo quiero cambiar los colores bueno pues aquí tengo diferentes familia que vais pasando el cursor por encima va a ir viendo cómo quedaría si elegimos cada una de las opciones yo voy a elegir este bueno esa sería una opción para poder crear un un organigrama una vez que lo tenga diseñado lo cierro si tuviera que modificarlo para cualquier tema me tengo que situar encima se va a habilitar aquí arriba la pestaña de diseño de smart art y aquí le diría panel de texto si mejor abrir aquí y aquí tendría que empezar a modificar lo que yo quisiera vale si yo quisiera por ejemplo quite algunas series de tesorería pues lo quito aquí vale o si quisiera insertar uno nuevo lo mismo vale pero vamos a ver otra herramienta que tiene excel para poder crear también organigramas y de una forma mucho más dinámica vale a mí me gusta bastante más y es bastante más sencillo para modificar determinados cambios que tengamos que hacer una vez que tengamos el organigrama montado vale entonces para ello vamos a irnos a una pestaña en blanco vale y nos vamos a ir a insertar y complementos para los complementos de excel para poderlo descargarte disquete una versión de office 365 hay algún otro vídeo que ya he explicado complementos os animo que visualiza los vídeos de complementos o que investigues un poquito sobre ellos porque son bastante fáciles de utilizar y suelen dar mucha elegancia y profesionalidad a nuestros informes entonces yo siempre animo a que a que lo hagáis os dejaré que arriba algún enlace de algún otro complemento que he utilizado sobre todo para hacerlo que sea una proyección de estimación de ventas o para hacer determinadas representaciones gráficas con y coditos y tal que puedan bastante bastante dinamismo y queda muy elegante de nuestros informes bueno pues en esta ocasión lo que vamos a hacer es irnos a obtener complementos y aquí vamos a buscar un complemento en concreto es el de visión data visual el ser estar aquí va a parecer este que tenemos que descargar yo no había a ver descargar porque ya lo tengo tendréis que darle agregar siguiente y se podrá descargar este complemento en este complemento tiene una parte que es una versión gratuita que se pueden utilizar y si queréis utilizar determinadas opciones pues tenéis que acceder a la versión de pago para lo vamos a ver cuando lo vayamos explicando bueno pues una vez que lo tenga descargados va a aparecer aquí en complementos en insertar mis complementos tenéis que tener una que es microsoft visio de dicha visual y ser vale le decís a aceptar y aquí está la herramienta que vamos a utilizar antes de nada os animo a que si os gusta el contenido se resulta de utilidad del contenido de este vídeo que por favor que le deis un like y animaros a que si os gustan los contenidos del canal que os suscriba y si queréis sobre todo la campanita para que cuando suba nuevos contenidos os llegue una notificación y podéis estar informados bueno pues esta herramienta para lo que nos permite es para crear varias cosas nos permite crear representa gráficamente un diagrama de flujo básico que sería estas aquí un diagrama de flujo de funciones o vídeos caligramas vale las dos primeras sociedad el diagrama de flujo básico y diagrama de flujo de funciones eso lo utilizaremos por personal que se encargue de organización de las empresas o que se encarga de diseñar procedimientos de calidad es decir no es algo que esté muy difundido el uso para todo el mundo vale pero uno que además sí que es algo que quizás nos toca hacer en algún momento y que está muy bien saber cómo poderlo realizar selecciona la opción de organigrama tenemos aquí diferentes diseños y podemos elegir aquel que más nos guste por ejemplo yo puedo elegir este de aquí el de horizontal bueno pues aquí se me va a crear un modelo del que yo haya elegido la herramienta está compuesta por dos partes por un lado está la visualización gráfica y por otro lado está una tabla que es la que va a servir para alimentar esta representación gráfica se descuenta a diferencia de la anterior ya tenía que ir incluyendo a la mano tal y cuando quería modificar algo que aparecía aquí un panel donde iba escribiendo los textos vale en este caso lo que tenemos es una tabla y un cuadro que se me va ir actualizando o un organigrama que si no se actualizan automáticamente entonces como está estructurada esta tabla esta tabla tiene cinco columnas cada columna un campo vale en la primera de ellas y de de empleado que lo que va a aparecer es un contador es decir un número uno un campo que me sirve para identificar cada uno de los empleados vale que no se puede repetir es un campo único que puede ser el número de empleados que tiene cada empleado en una empresa vale todos cuadrados contratan un nuevo número de empleados después tenemos otra columna que es el nombre otra columna que es el título que podría ser el cargo que tiene cada uno de los nombres o lo que queremos que aparezca aquí justo debajo del nombre luego tenemos otras dos columnas que se lee de administrador y el tipo de error tenido amistad duro para que va a servir pues va a servir para definir cada persona de quien depende para que se puedan ir creando las diferentes escalas en el organigrama por ejemplo alejandra arellano va a depender de decir en mendoza candela a raíz va a depender de decir en mendoza por lo tanto alejandra arellano depende de la y de uno que es el número que tiene desire mendoza y de uno vale candela a raíz de la raíz va a depender también de decir en mendoza que tiene el y de una planta que tenemos que poner y de 1 y después tenemos los siguientes digamos el siguiente escalón de del organigrama estaría compuesto por las personas que dependen de alejandra rellano que serían estas dos el aura melgar y david serna y las personas que dependen de candela a raíz que son carlos tíffer inah y guillermo rodante vale entonces esto de aquí laura melgar tendré que decir que depende de alejandra de llano y cuando tiene que decirle cuál es el y de de alejandra arellano si me voy por ejemplo aquí al aura melgar vemos que el aura melgar depende de él y 16 el y 16 quien es alejandra arellano vale probando este de aquí para audio que sirve para identificar cada persona de quien tiene que colgar o de quién tiene que depender o con quién tiene que estar enlazado dentro del organigrama cómo se tienen que dirigir las flechas vale y después tenemos otra columna que es el tipo de rol el tipo de error para lo que va a servir es para que nos muestre de un color diferente en función de la escala jerárquica aquí vive por defecto si le dais al desplegable esto sería una lista de validación y aquí tiene diferentes roles en función del rol cada rol tiene asignado un color de manera que en función del rol que elijamos por ejemplo es aquí decir en mendoza ese ejecutivo candela arrays y alejandra arellano es administrador que tiene vinculado el color azul y luego el resto plantilla plantilla plantilla y plantilla posible vinculado un color ocre vale si nosotros quisiéramos cambiar esto lo podemos cambiar por ejemplo aquí administrador le voy a decir por ejemplo consultor vale para que veáis cómo cambia si le digo actualizar veis que me ha cambiado un poquito el color vale vamos a poner otro para que se diferencie más a ver vacante por ejemplo cambia de color si este tipo de rol no es acorde a los que queremos utilizar que por ejemplo queréis utilizar uno que sea en este caso podría ser en el que vamos a hacer a continuación un tipo de rol sería feo otro tipo de rol sería director otro tipo de rol sería jefe y otro tipo de rol sería empleado por ejemplo bueno pues si queréis modificarlo podeis modificar sería modificar la lista de validación la lista de validación la tenemos aquí en datos y validación de datos y aquí aparece la lista de validación el problema es que con la versión gratuita si cambiamos esto no nos va a respetar los colores que vienen predefinidos vale para poderlo modificar tendríamos que acceder a la versión de pago en cualquier caso esto de aquí únicamente va a servir para identificar los colores que vamos a utilizar por lo tanto bueno quizás os pueda ser de utilidad sin necesidad de pagar la versión de pago bueno pues qué ocurre si yo esto lo quiero utilizar para el modelo que hemos hecho con el smart art con este de aquí vale pues lo podemos modificar yo vendría aquí diría el nombre voy a dejar por ejemplo los nombres iguales para no inventarme nombres nuevos título sería cero ejecutivo aquí estaría por ejemplo candelarias que sería por ejemplo directora de administración y luego tenemos otra directora alejandra arellano que por ejemplo sería la directora comercial después tenemos aquí guillermo rodante que sería por ejemplo el jefe de contabilidad y aquí sería el jefe de tesorería aquí sería el jefe de ventas sur por ejemplo jefe de ventas norte si yo modificará esto le digo actualizar y ha cambiado si yo quisiera cambiar algún nombre por ejemplo aquí en candela poner a na y aquí puedo poner pedro gonzález por ejemplo y le digo actualizar me lo modifica qué ocurre si no quiere si yo quiero incluir alguno nuevo bueno pues incluiría un nuevo empleado por ejemplo que fuera a na y gonzález y voy a decirle por ejemplo que es un contable perdonar al escribir que intento escribir rápido gonzález aquí voy a poner por ejemplo que quiero que sea un contable perdón bueno contable vale y de quien depende ana gonzález de nuevo se le va a defender de el jefe de contabilidad por lo tanto el jefe de contrarias como tiene él y de tres incluiría y de tres y de tres vale y aquí tendría que incluir como sería un nuevo escalón dentro de el esquema jerárquico pues tiene que incluir un nuevo tipo de ropa que no pusiera un color diferente vale voy a elegir por ejemplo consultor vale y aquí voy a incluir otro más y de 10 por ejemplo jesús [Música] gonzález que quiero que sea una auxiliar de tesorería [Música] y como es una silla de tesorería de quién va a depender por va a depender del jefe de tesorería y el jefe de tesorería tiene el y de 4 vale y aquí en tipo de rol voy a utilizar consultor y le voy a decir actualizar bueno pues aquí lo tenéis y así podría seguir incluyendo los que necesitarán qué ocurre si yo tengo creado este modelo organigrama y quiero probar otro tengo que volver otra vez a hacerlo todo pues vamos a ver que no vale tengo aquí tengo una línea en blanco voy a volver a insertar este objeto porque quiera utilizarlo de nuevo este de aquí agregar voy a moverlo un poquito hacia la derecha organigrama voy a decir por ejemplo que quiero utilizar este de aquí el híbrido como todos como hemos hecho antes viene el organigrama y una tabla con datos bueno pues yo como ya tengo el diseño y tengo mi tabla aquí montada lo que voy a hacer va a ser copiar los valores de esta tabla esto aquí me lo voy a llevar a la que acabo de descargar control uve esta línea de aquí que no las voy a utilizar las voy a eliminar de la 10 a la 13 botón derecho eliminar filas de la tabla vale yo le voy a decir actualizar y beige que masterizado el nuevo modelo con los datos que yo ya tengo así lo podría hacer con el resto d modelos aquí que tengo el vertical y horizontal el híbrido el paralelo lo que sigue probando es una forma rápida de poder probar si yo lo quiero editar tengo que acceder a la versión de pago es decir esto está limitado para poder hacer determinados organigramas con una serie de opciones si queremos tener una amplia variedad de opciones para modificar diseño etc tenemos que hacer a la versión de pago y por último como lo puedo yo imprimir o como lo puedo utilizar porque yo lo tengo en excel pero lo mejor lo tengo que utilizar una presentación en power point por ejemplo bueno pues para ello me tengo que ir aquí a los tres puntitos y le tengo que decir abrir en la web tengo que tener office 365 tengo que estar con la cuenta abierta vale entonces me voy a abrir en la web vale se ha creado el archivo en vicio vale lo voy a decir a abrir vale y aquí está entonces una vez que lo tengo como lo puedo utilizar pues movía los tres puntitos yo le puedo decir pues mira quiero descargarlo como pdf para descargar como un archivo pdf o descargar como imagen y ahora descarga como de imagen o bien insertar me va a insertar un código vale que yo se lo puedo enviar a cualquier persona y va a poder entrar justo aquí donde estoy yo ahora para visualizar lo que puedo enviar por email a que yo quiera contactos oa empleados oa quien a quien yo quiera si lo quiere descargar como imagen y mover aquí le voy a decir por ejemplo que lo quiere descargar como imagen y descargar vale me la ha descartado aquí dibujo 4 y me voy a ir a la presentación voy a abrir un powerpoint tengo que me presenté mi power point voy a crear una diapositiva en blanco y le voy a decir por ejemplo dos mirage que quiere insertar una imagen de imágenes de este dispositivo lo busco que sería estar aquí dibujo 4 insertar y aquí estaría y luego después tengo aquí determinadas ideas de diseño pues bueno pues aquí lo tendría vale si yo quisiera crear ver la presentación pues aquí estaría mi organigrama creado en excel vale aparece otro que he realizado antes para realizar pruebas para este vídeo bueno pues nada más espero que os haya resultado de utilidad si ha sido así como siempre os animo por favor a que me deis un like y si os resulta de utilidad los contenidos del canal pues os animo que os suscriba jce y que le y sobre todo la campanita para que lleguen comunicaciones con con los nuevos contenidos que vaya subiendo muchas gracias a todos y que tengáis un buen día

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