#48 Un caso práctico de firma digital en los despachos

llevamos muchos años hablando sobre la firma digital pero realmente son muy pocos los despachos que realmente lo están utilizando y se podrían ahorrar muchas horas de trabajo porque imaginaros que queréis enviar un documento para que lo firme el cliente de la forma tradicional es que el cliente lo va a recibir por correo electrónico lo tiene que imprimir no lo tiene que firmar escanear y luego enviarlo de nuevo por correo electrónico cuando si utilizásemos algunos softwares que existen en el mercado sería tan sencillo con mundial de un correo electrónico y el cliente del móvil podría firmar incluso con el dedo y automáticamente ya te llegaría por correo electrónico no te lo crees verás de una forma muy sencilla cómo podemos hacerlo en este caso o lo voy a enseñar con una plataforma quizás es una de las más importantes a nivel internacional pero existen muchos en el mercado todas son válidas en este caso pues es la que utilizamos nosotros y te la vamos a enseñar [Música] tenemos en pantalla la aplicación con la que vamos a mostrar varios ejemplos que es docu sign una de sus grandes ventajas es que está integrado casi con todas las plataformas más importantes a nivel mundial recordad que cuando compres un software ya lo más normal es que detrás pues tenga lo que se denomina un marketplace o complementos de tal forma que no os tenéis que buscar vosotros la vida para poder integrarlo sino que lo va a poner fácil imaginaros que estáis trabajando con gmail y queréis integrar docu sainz con el correo electrónico como lo hacéis pues gmail tiene una zona con un marketplace en este caso lo llama complementos donde tenéis cientos de ellos y vamos a poner yo q site y vais a ver que la integración de docu sign pues con el gmail es tan sencilla como directamente darle a descargar y es totalmente gratuita una son de pagos estas son gratuitas si trabajáis con office 365 pues también tiene una serie de complementos en el cual es también estado pues hay y si trabajáis con el drive con los documentos word en este caso también tiene una opción de obtener complementos no esto ya lo tenemos descargado pues una vez que en este caso estamos trabajando y hemos terminado de hacer el documento y queremos enviárselo al cliente para que lo firme pues sería tan sencillo como como ya lo tenemos integrado pues directamente le daríamos a enviar al husayn en este caso pues se va a abrir docusal ya con ese documento veis que no he tenido que exportar y guardar sino que directamente ya lo ha enlazado me da varias opciones vamos a decir que este es un documento para que lo firmen una o varias personas diferentes a nosotros y vamos a elegir a esa persona solo vamos a enviar este documento a nuestra compañera marta díaz del centro de innovación [Música] solo podría mandar a más personas e incluso podría establecer orden de firma en el caso de que haya más de una persona puedo decir primero que lo firme y cuando lo firme pues le pase el correo electrónico ave vamos a poner un asunto a ese correo electrónico por ejemplo presupuesto hola marta que sería el mensaje contenido adjunto un documento para que los firmes que más cosas podría hacer recordar que cuando envías un correo electrónico al cliente para que firme algo pueden pasar los días y el cliente no lo envía a firmado pues le podemos mandar un recordatorio de forma automática en este caso en la plataforma pues nos permite el enviar recordatorio le podemos decir que a partir del tercer día desde ccoo reciba el correo electrónico pues si no lo firma podríamos poner en otra casilla un número cada dos días que le esté dando el al cliente para que nos lo envíe firmado también puedo poner una fecha de caducidad es decir pasado 26 días desde que le envió el correo electrónico pues directamente que ya no lo pueda firmar y también la opción de que el cliente pueda hacer algún comentario a ese documento lo típico enviamos un presupuesto y el cliente dice queda todo ok pero te pone ahí una reseña de que obviamente hay ciertas cosas que no están de acuerdo y lo firman vosotros tenéis la opción de habilitar o no esa opción bueno le daríamos a guardar y el siguiente paso es pues insertar la firma donde lo queremos poner pues vamos a ponerlo por ejemplo aquí la fecha de la firma puede hacer más cosas puedo poner también un texto libre para que el cliente ponga el cargo a través del cual de cual firma si es el director y es el administrador etcétera pero para poner simplemente esto la siguiente parte sería enviar [Música] nos dice aquí que nuestra compañera va a recibir el documento y que cuando ya lo haya firmado pues se almacenará automáticamente en la plataforma y además nos va a mandar una copia muy interesante en este caso si marta estuviese viendo el correo electrónico pues nos llegará a nosotros una notificación de que lo ha visto eso está muy bien porque ya tenemos una información privilegiada de que el cliente al menos lo ha visto en este caso nos está diciendo la plataforma a través de un correo electrónico que marta ha visto el documento pero todavía no lo ha firmado vamos a ver cómo se firmaría ese documento visto a marta estoy aquí pedro carta donde estaba en la plaza del pilar es un sitio precioso al final me suena claro a zaragoza y que haces en zaragoza porque el cuarto congreso de transformación digital se celebra en 7 y 8 de marzo de 2019 en zaragoza ya lo tenéis todo preparado todo tengo el hotel el que es el reina petronila que es un hotel precioso tenemos un auditorio enorme y hasta tenemos una cena de gala que va a sorprender a toda la gente que venga que viene bueno y que tal por allí hay una cosa que es muy curiosa resulta que en zaragoza en todas partes solamente se puede apagar conflicto a moneda está liando aquí un ajo solamente tremenda [Música] por cierto os recomiendo que leáis el libro de jesús lorente ariza que se titula revoluciona tu despacho profesional donde él cuenta las vivencias de su despacho de cómo pasaron de ser un despacho tradicional a un despacho online bueno pedro también me he reunido con alberto joven que me está ayudando preparó un montón de sorpresas solamente puede avanzar que va a haber un muchísimo trabajo colaborativo pues mirad marta te llamaba no sé si tienes un móvil encima te mandan un correo electrónico porque estoy explicando a mis compañeros del centro de los despachos profesionales a través del videoblog cómo pueden utilizar la firma digital de una forma sencilla y ahorrarse mucho tiempo entonces te acabo de enviar un correo electrónico con un documento adjunto tienes que entrar en el email eso es le vamos a dar a ver documento y a partir de ahí tienes que seguir los pasos es muy sencillito y lo vas a firmar con el dedo muy bien perfecto pues fijaos de qué forma más sencilla es firmar un documento por parte del cliente ha tardado unos segundos y ahora a nosotros nos va a llegar un correo electrónico como éste acabamos de recibir el correo electrónico firmado y ya pues lo dejamos adjunto al correo electrónico o ese documento lo podemos guardar nuestro gestor documental aparte de eso doku sign también guarda una copia de ese documento y además este documento que veis en pantalla que es un resumen de la persona que lo ha enviado la hora la que se ha enviado cuando lo ha visto cuando lo ha firmado desde que correo electrónico he recibido el documento original así como la ip correspondiente esto pues nos serviría de justificación para acreditar toda esta transabilidad otra opción muy interesante es cuando es un tercero el que nos manda un correo electrónico para que lo firmemos pues en vez de tener que imprimir lo firma los canelos juntarlo y enviarlo de vuelta pues aquí tenemos un ejemplo marta nos envía un documento para que lo firme como ya tengo descargado el complemento de docu sign de usa y me va a decir que quien es la persona que quiero que firme este o varios documentos que vengan adjunto vamos a decir que solo de afirmar yo y lo que haría es directamente llevarme a la plataforma de docusal le doy continuar y como mi firma ya la tengo guardada pues directamente podría firmar ya todos los documentos que yo quisiera ser le di finalizar como veis dos grandes ventajas tienen la firma digital la primera en la sencillez rapidez y ahorro de tiempo no sólo para vosotros sino también para el cliente y por otro lado que lo podemos utilizar para muchísimas cosas firma de presupuesto del despacho hojas de encargo o documentos jurídicos que tengan que firmar el cliente y recordar que es muy útil cuando tienen que firmar varias personas un contrato imaginaros un acta que lo tienen que firmar varios socios pues nos permite la aplicación que primero lo firme un socio y luego el otro luego el otro y todo eso de forma digital y en minutos y por último recordaros que en la página web innovación despachos puntocom tenéis el marketplace con un apartado especial con todos los software que podéis utilizar para la firma digital si te gusta el videoblog de hoy dale like y suscríbete