29 | Combinación de correspondencia WORD y EXCEL

[Música] y rodrigo como están sean bienvenidos al capítulo número 29 de este curso básico excel yo soy miguel vela y el día de hoy vamos a aprender a utilizar la herramienta combinación de correspondencia esto miren eso trabaja de la siguiente manera quiero que observen primero cómo trabaja y luego pasamos a crearlo desde cero no pero antes antes descarga este archivo no si es que así lo deseas para que tú puedas practicar mirando este vídeo si lo quieres si quieres el archivo dirígete a caminen a la página y ya lo sabemos el tío text puntocom eso escriba lo en cualquier navegador enter y vamos a tener la siguiente presentación vamos a dar un clic acá donde dice curso de excel gratis un clic en un clic ahí y acá está todo el curso que estamos llevando no desde el capítulo 1 que es lo más básico y ahora ya estamos miren acá en el módulo 6 capítulo 29 no un clic tener post mir en casa el post todavía no nos insertamos datos pero ya tenemos el archivo para que ustedes lo pueden descargar se dirigen a la zona de descarga miren busquen la zona de descarga y damos un clic acá donde dice descargar archivo un clic y miren un clic ya ustedes seguramente les va a descargar este miren este archivo que dice correspondencia ok va a estar comprimido es un winrar simplemente en el winrar clic derecho extraer aquí ok miren lo vamos a extraer aquí y vamos a tener esta carpetita y en la carpetita van a estar los dos archivos ok el excel y el word para que ustedes puedan trabajar ahora sí vamos a entender primero que es correspondencia y cómo funciona miren todo lo que está de rojo yo le he puesto a propósito a propósito perdón de color rojo para que ustedes lo puedan identificar más rápido no acá miren la tablita tenemos el nombre nota 1 nota 2 nota 3 promedio y faltas muy fácil de entender no estos datos miren estos datos que tenemos acá por ejemplo alumnos tiene nota 15 89 y promedio de 10.67 y tres faltas esos datos nosotros no podemos llevar fácilmente a donde a nuestro documento en word la herramienta combinación por correspondencia en realidad se utilizan muchísimo en las oficinas cuando queremos en este caso imprimir ya sean cientos de notificaciones cuando queremos enviar algún aviso y tenemos una lista grande no y sería muy trabajoso copiar el nombre pegar el promedio nuevamente copiar las faltas no sé pero les quitaría muchísimo tiempo si la hacen manual para eso sirve la herramienta correspondencia no combinación de correspondencia me yo con un clic acá miren como un clic acá voy a pasar miren como los datos cambian estamos jalando de la tabla de excel voy a bajar nuevamente miren ahí están todos los datos todos los datos que tenemos acá están pasándose a por no en este caso aquí también también podemos agregar ciertos criterios por ejemplo solamente queremos que aparezcan en nuestro documento word sólo los alumnos jalados o sólo los alumnos que tengan un número de faltas etcétera etcétera no vamos a comenzar con esto bien yo voy a cerrar y acá tengo mi tablita excel y por acá tengo acá acá carga mi documento de word miren para que vean lo fácil y lo rápido que es esto obviamente tenemos que tener nuestra tabla no es en nuestra tabla que tenemos se llama hoja uno está en la hoja 1 perdón y para insertar para insertarlo o vincularlo desde el word al excel venimos al camino al cap pestañita correspondencia nuestro documento word nos vamos a la izquierda y acá hay una opción que dice miren miren perdón acá dice seleccionar destinatarios vamos a dar un clic en la segunda opción que dice usar una lista existente damos un clic ahí miren les va a saltar acá esta ventanita y lo que vamos a hacer acá es buscar vamos a buscar la carpeta donde está nuestro nuestro excel con la base de datos se podría decir no en este caso yo lo tengo acá miren combinación correspondencia word excell dos veces clic y acá está solamente tengo un archivo excel ustedes busquen la carpeta o la ubicación donde está su hoja de cálculo excel no es un libro excel su trabajo excel como lo quieran llamar dos veces clic acá y miren acá me salta acá me va a saltar la tabla miren a esta hoja uno y por acá está también ahí tenemos el signo dólar pero esta es la tablita no si tienen más tablas seguramente les va a aparecer ahí solamente tenemos una así que ahí está solamente una aceptamos miren ahí el word y el excel y ya se están comunicando y ya se podría decir que ya están vinculados no como ponemos nuestros datos me y yo lo puedo poner en realidad en donde sea mediante la presente es para informarle a ver vamos a poner acá el alumno y acá vamos a poner el nombre del alumno ve acá miren luego de eso nosotros vamos a ir seguimos acá en correspondencia un clic editar campo combinado dice insertar campo combinado perdón un clic ahí y acá están bien todas las cabeceras todos los encabezados de nuestra tabla alumno no está aún no todos nota 3 promedio y falta vamos a verlo en excel a esta se dan cuenta alumno nota 1 nota 2 no están 3 promedio y faltas esos encabezados están acá bien nuevamente insertar campos combinado y voy a poner alumno ok voy a dar un clic a tenga alumno bien un clic en alumno y automáticamente y hace me insertó miren acá el nombre del alumno con estos con este tipo de convenios no que no sé muy bien cómo se llama pero ahí está ahí yo tenemos alumno y vamos a poner acá y el promedio del alumno a ver creo que darle un malogre pero vamos a poner a cambiar en alumno y acá vamos a poner el promedio bien y el promedio es voy a borrar esto mira y el promedio es esos textos no me en realidad no se preocupe y el promedio es acá acá lo vamos a insertar nuevamente insertar campo y le damos un clic donde dice promedio ahora sido promedio un clic entonces miren acá está con las conductas no promedio una casta miren promedio y luego tenemos alumnos y ahí insertamos dos vamos a insertar las faltas que también acá lo tengo mi hermanos inserta las faltas en el número cuatro lo puedo borrar y me voy a insertar campo nuevamente insertar campo combinado y faltas un clic en faltas miren ahora si el encabezado ya lo tengo acá falta ahora como vemos a todos nuestros alumnos como lo vemos a ver nos vamos acá miren todo se trabaja en correspondencia todo está ahí nos vamos un clic donde dice vista previa de resultados un clic en vista previa resultados y miren y ya el nombre es acá y yo le voy a poner de otro color solo para que ustedes lo distingan lo voy a poner más grande para que se den cuenta solo para que ustedes lo distingan ok para que lo distingan se den cuenta que si está funcionando o no ustedes si gustan también a lo mismo para que vean cómo cambia acá correspondencia miren sigo y mire acá el jorge toledo voy a seguir ahora es miguel trauco voy a seguir julio mesías y así sucesivamente las notas también cambian los números también cambian pero como estamos observando miren el promedio acá yo en realidad he puesto a propósito el promedio con todos esos dígitos en sus decimales para editarlo miren estos decimales que estamos observando en realidad combinación de correspondencia es un dolor de cabeza cuando no sabes cómo controlarlo porque siempre te arroja todos esos decimales miren si nos vamos a excel en excel no está si no se dan cuenta en excel solamente tiene dos decimales y ya vamos a controlar eso al último pero antes miren pero antes ahí está y ya los datos están cambiando no como pueden observar también podemos poner criterios también podemos poner criterios por ejemplo solo quiero mostrar en word los alumnos que han aprobado o en tal caso mostrar a los alumnos que tengan mayor de tres faltas para notificar a los padres no en ese caso miren nosotros tendríamos que ir a editar lista de destinatarios está acá la izquierda miren editar lista de destinatarios un clic ahí nos va a saltar esta ventanita miren acá vamos a dirigirnos a esta opción ahí está clarito filtrar dice un clic y miren no va a saltar otra ventanita ya y vamos a crear el primer criterio o sea sólo para que nos muestre lo que le indicamos nos vamos al campo por ejemplo según qué campo queremos es el criterio vamos a poner faltas promedio cualquiera de los dos en realidad vamos a poner faltas vino faltas vamos a poner que la falta sólo quiero mostrar miren sólo quiero filtrar a los alumnos que tengan mayor que mayor que tres faltas ok o también puedes poner miren es menor o igual que es mayor o igual que o sea no podría hacer ese camino sea de tres para arriba es mayor o igual que 3 vamos a poner 3 vamos a aceptar aceptamos y miren acá vamos vamos a seguir acá 123 mire fíjense acá acá está el número de faltas no 4 de 3 para arriba miren voy a bajar solamente tengo 3 datos no acá miren solamente hay tres registros ahora ven tres registros vamos a editar ese criterio nuevamente un clic acá donde dice editar lista de destinatario y miren acá filtrar nuevamente filtra pero nos va a saltar esa ventanita pero pero ahora ahora ya no quiero en realidad puedes poner más criterios acá si gustas pero ahora quiero por promedio mira en promedio solamente quiero miren es mayor hoy vamos a poner es menor o igual que para todos los salados solamente mostrar personas salados para notificar a los padres en este caso miren en perú nota mínima 0 nota aprobatoria 10.5 y la nota máxima 20 no entonces vamos a poner la regla que sea menor o menor que 10.5 no el promedio acá el promedio vamos a ir acá a nuestro word y miren acá el campo acá el campo vamos a poner es menor o igual que vamos a poner acá 10.5 o sea todos los calados aceptó aceptó y vamos a ver cuando se hay una a ver una y miren creo que solamente hay un jalado miren acá no corre a ver si 10.3 no vamos a nuestra hoja de cálculo y miren que solamente hay una nueva casta el 10.3 después todos son por encima del 10.5 no no hay ningún problema está bien entonces miren eso sería otro criterio bien lo que vamos a hacer ahora es corregir miren corregir estos decimales bien miren tenemos dos opciones así de simple 1 lo corregimos directamente desde el word y 2 lo corregimos desde excel podríamos elegir cualquiera de los dos en realidad pero como es un curso de excel yo pienso que lo mejor sería corregirlo desde nuestra hoja de cálculo excel miren existe una función existe una función para dar formato en este caso el promedio no o cualquier tipo de texto miren yo voy a escribir acá la función igual y voy a poner texto esta es la función que tiene el formato miren igual texto el valor por ejemplo voy a seleccionar este miren voy a seleccionar este punto y coma y voy a abrir con una comida y acá viene el formato pongo 2 jaiak o 2000 cheese pongo por acá un punto y miren 12 esos dos son los decimales que yo quiero los dos últimos 12 solamente quiero dos decimales comilla paréntesis y enter miren obviamente está igual dos veces clic voy a poner tres comillas gente miren ahora me aparece tres decimales no dos veces clic quiero cuatro decimales pongo un hashtag más enter ahora tengo cuatro decimales dos veces clic pongo un hashtag más enter y tengo cinco decimales esta función miren texto le vamos a poner acá en la función promedio dos veces clic y miren texto escribimos texto abrimos paréntesis y todo esto miren todo es el promedio no entonces acá al final punto y coma comilla miren vamos a poner dos hashtag punto y dos decimales ok cierro comillas cierro paréntesis y presionó enter a esta fórmula le arrastró hacia abajo bien lo único bien lo único que acabamos de hacer es lo único que vamos a hacer es poner esta función texto a la función promedio dos veces clic ahí lo tenemos bien texto antes de promedio y punto y coma al final y acá su formato con dos decimales bien apretamos centre a ver a ver a ver acá tenemos que volver a actualizar miren vamos a dar un clic pero no se olviden de guardar este excel lo guardamos los vamos acá a ver que iniciar correspondencia acá perdón seleccionar destinatario usar una lista existente nuevamente buscamos el excel vamos a buscar el excel yo le tengo en esta carpeta y acá libro uno aceptó haber miren ya se actualizó se dan cuenta ahora miren cómo están los decimales 10.67 puedo seguir sin ningún problema no todo esto sin ningún problema y esto prácticamente sería combinación por correspondencia lo que la recomendación es que esos dos archivos excel estén siempre en la misma ruta estén en la misma carpeta no para que no tengan ningún problema conmigo sean hasta acá si tienes pregunta alguna duda encomienda este vídeo para que poder responder te y así poder ayudarte no te olvides de suscribirte al canal el tío tec y nos vemos en el siguiente vídeo [Música]